Отель теряет деньги на лишних закупках тремя способами одновременно: заказывает то, что уже есть на складе, потому что остатки нигде не зафиксированы; покупает срочно и втридорога, когда нужная позиция неожиданно заканчивается; и не замечает, что часть товара портится или списывается, не успев быть использованной. По оценкам практиков отрасли, для небольшого отеля без выстроенного учёта запасов совокупные потери на закупках за год могут достигать заметной суммы - порядка нескольких сотен тысяч рублей в зависимости от размера отеля. Закрыть эту дыру можно без сокращения персонала и без снижения качества обслуживания - речь идёт об организации учёта, а не об экономии на расходных материалах.
Почему закупки выходят из-под контроля
Первая причина - нет учёта остатков в реальном времени. Администратор заказывает мыло, не зная, что завхоз уже купил несколько упаковок позавчера. Горничные пишут заявки на бельё, но никто не проверяет, сколько полотенец реально в обороте. В итоге склад забит одними позициями, а денег на срочную докупку других не хватает.
Вторая причина - отсутствие норм расхода. Одна горничная тратит на уборку номера один объём геля для душа, другая - вдвое больше. Сколько полотенец должно уходить на текущую уборку, а сколько на уборку номера после выезда гостя? Без чётких стандартов уборки номеров каждый работает по собственному усмотрению, и расход растёт бесконтрольно.
Третья причина - ручной учёт в тетрадях и разрозненных таблицах. Пока остатки считают вручную, проходит неделя. За это время часть расходников заканчивается, гости жалуются на отсутствие шампуня, а отель в авральном режиме переплачивает за срочную доставку.
Что должна обеспечивать система учёта запасов
Работающий учёт товаров в отеле решает три задачи одновременно: показывает остатки здесь и сейчас, контролирует нормы расхода и заранее сигнализирует о необходимости закупки - независимо от того, реализован он в приложении или в грамотно организованной бумажной системе.
Прозрачность остатков. В любой момент видно, сколько полотенец на складе, сколько в прачечной, сколько выдано горничным. Завхоз не закажет лишнее, потому что видит реальные цифры, а не оценивает на глаз.
Нормы и контроль. Установлены стандарты: сколько полотенец полагается на текущую уборку номера, сколько - на уборку после выезда с учётом смены постельного белья. Горничная фиксирует расход, и если норма превышена без объяснения, это заметно сразу, а не через месяц.
Своевременные заявки на закупку. Для каждой позиции определена точка заказа - минимальный остаток, при котором пора формировать заявку на закупку. Так отель не забывает заказать гели для душа и не покупает лишнего - только то, что нужно до следующей плановой поставки.
Чек-лист: как навести порядок в закупках за неделю
- Проведите инвентаризацию. Перепишите все остатки на складе, в прачечной, у горничных - это база для любого дальнейшего учёта.
- Установите нормы расхода. Пропишите для каждого вида уборки номера: сколько расходников, полотенец, белья полагается по нормативу. Сделайте чек-лист уборки номера с точным указанием количества.
- Определите минимальные остатки. Для каждой позиции - свою точку заказа. Например, для полотенец и расходников установите минимальный порог, ниже которого склад не должен опускаться.
- Внедрите единый учёт. Не обязательно сразу выбирать сложное решение - можно начать с одной сводной таблицы, куда стекаются данные из всех точек хранения. Часть отелей для этой цели использует облачные сервисы вроде Складолога, которые ведут учёт белья и расходников с телефона и сразу показывают отклонения.
- Обучите персонал. Объясните службе уборки номеров, как фиксировать расход. В первую неделю проверяйте заполнение вручную - дальше это войдёт в привычку.
- Анализируйте отчёты раз в неделю. Смотрите, где перерасход, кто из горничных превышает норму, какие позиции залёживаются без движения.
- Оптимизируйте закупки. Через месяц накопится статистика реального расхода - на её основе можно договориться с поставщиками о плановых поставках по более выгодной цене, чем при срочных заказах.
Во что складываются потери без учёта
| Источник потерь | Как проявляется | Что решает |
|---|---|---|
| Дублирующие заказы | Заказали то, что уже есть на складе | Прозрачные остатки в реальном времени |
| Срочные закупки | Нужная позиция закончилась неожиданно | Установленная точка заказа |
| Порча и просрочка | Товар не успели использовать до истечения срока | Учёт по датам поступления, ротация запаса |
| Неучтённый перерасход | Расход выше нормы без объяснения причины | Нормативы и персональная фиксация выдачи |
| Воровство персонала | Расходники или бельё пропадают бесследно | Материальная ответственность и инвентаризация |
Типичная ситуация, которую стоит держать в голове
В отелях, где переходят от бессистемных закупок к учёту с нормами и точками заказа, снижение затрат на закупки на 20-30% в первые месяцы - распространённый, хотя и не гарантированный результат: конкретная экономия зависит от того, насколько запущен был учёт до начала работы. Чаще всего эффект складывается из двух вещей: отель перестаёт дублировать заказы и обнаруживает сотрудников, которые системно завышали расход - после честного разговора и предъявления данных цифры обычно возвращаются к норме без дальнейших мер.
Как закупки связаны со складским документооборотом
Порядок в закупках невозможен без минимального документооборота на складе. Каждая заявка на закупку должна быть обоснована - сколько нужно и почему именно столько. Приход товара фиксируется накладной и актом приёмки, а любое списание сверх нормы - актом списания с указанием причины: порча, бой, истёкший срок годности. Без этих документов невозможно понять постфактум, куда именно делась разница между заказанным и оставшимся на складе объёмом. Тот же документооборот пригодится и при плановой проверке: инспектор смотрит не только на санитарное состояние номеров, но и на то, ведёт ли отель учёт движения товара - подробнее в материале проверки гостиницы.
Как отличить нормальный запас от избыточного
Не любой запас на складе - проблема. Разумный резерв нужен, чтобы не зависеть от сбоев поставки. Вопрос в том, где проходит граница между разумным запасом и деньгами, замороженными без пользы.
- Расходники с равномерным расходом (шампуни, мыло, бумажная продукция) - запас на 2-4 недели обычно достаточен при налаженной поставке.
- Сезонные позиции - средства для уборки территории зимой, дополнительные комплекты белья на высокий сезон - закупаются заранее, но под конкретный прогноз загрузки, а не «с запасом на всякий случай».
- Скоропортящиеся и ограниченные по сроку годности товары - косметика для номеров, продукты для мини-бара - требуют ротации по принципу «первым пришёл, первым использован», иначе часть партии списывается неиспользованной. Отдельно стоит проверять остатки бара и мини-бара по чек-листу инвентаризации бара - там доля скоропортящихся позиций особенно велика.
Если на складе одновременно лежит трёхмесячный запас одной позиции и совсем нет другой, это почти всегда признак того, что закупки идут не по данным, а по интуиции или по инерции - «всегда столько заказывали».
Роль договорных условий с поставщиками
Отдельный источник переплаты - условия работы с поставщиками. Срочная закупка у случайного продавца почти всегда обходится дороже плановой поставки по договору. Когда отель знает свой фактический расход по данным учёта, у него появляется аргумент для переговоров: можно зафиксировать объём регулярных поставок и получить более выгодную цену за предсказуемость заказа, чем при разовых закупках без гарантий объёма.
Стоит также развести обычные плановые закупки и централизованную закупку продуктов для кухни и бара - у них разная логика: продукты закупают чаще и меньшими партиями из-за ограниченного срока годности, а непортящиеся расходники - реже и крупнее, чтобы снизить стоимость доставки на единицу товара.
Частые ошибки при контроле закупок
- Закупки делают «по ощущению», не сверяясь с фактическими остатками на складе.
- Нормы расхода либо отсутствуют, либо устарели и не пересматривались годами.
- Точка заказа не установлена, из-за чего закупки происходят либо слишком рано, либо в последний момент.
- Списания оформляются устно или не оформляются вовсе, из-за чего потери на порче и бое остаются незамеченными.
- Учёт ведётся в разных местах разными людьми, и данные никогда не сходятся в одну картину.
- Персонал не обучают фиксировать расход, из-за чего любая система учёта держится на энтузиазме одного сотрудника.
Что делать дальше
- Проведите инвентаризацию склада, прачечной и этажных запасов в ближайшую неделю.
- Установите нормы расхода на основные позиции по фактическим данным, если их ещё нет.
- Определите точку заказа для ходовых позиций, чтобы избежать и дублирующих закупок, и срочных докупок.
- Введите минимальный документооборот: заявки на закупку, накладные, акты списания.
- Через месяц сравните фактические затраты на закупки с предыдущим периодом и скорректируйте нормы, если нужно.
