Базовый набор расходников на номер после выезда гостя - это шампунь и гель для душа по одному флакону, один-два куска мыла, два рулона туалетной бумаги, упаковка бумажных салфеток и пара одноразовых тапочек. При текущей уборке пополняется только то, что реально израсходовано, а не весь комплект заново. Мини-отель на 15 номеров без учёта этих норм теряет, по наблюдениям отельеров, от 30 до 50 тысяч рублей в месяц - на перерасходе, "запасе" горничных и расходниках, которые гости уносят с собой. Дальше - как посчитать норму под свой отель, зафиксировать её документально и не превращать контроль в лишнюю нагрузку на персонал.
Норма расходников на номер - с чего начать учёт
Любой контроль начинается с письменной нормы, иначе спор о перерасходе всегда сводится к "мне так казалось нужно". Базовый набор на номер после выезда гостя выглядит так:
| Позиция | Количество на номер | Когда пополняется |
|---|---|---|
| Шампунь и гель для душа | По 1 флакону (30-50 мл) | После выезда, при текущей - если использован |
| Мыло туалетное | 1-2 куска по 15-20 г | После выезда |
| Туалетная бумага | 2 рулона | После выезда, при текущей - по факту |
| Бумажные салфетки | 1 упаковка или коробка | После выезда |
| Одноразовые тапочки | 1 пара | После выезда |
| Зубные наборы, шапочки, бритвы | По запросу или по категории отеля | По запросу гостя |
Норма на текущую уборку отличается от нормы на уборку после выезда. При текущей уборке горничная пополняет только использованное, а не заменяет весь комплект заново - это одна из самых частых причин перерасхода, если правило не прописано явно.
Как норма расходников зависит от категории отеля
Чем выше категория гостиницы, тем шире обязательный набор в номере: помимо базового комплекта могут требоваться расширенная косметическая линейка, наборы для бритья и шитья, тапочки повышенного качества и индивидуальная упаковка. Конкретные требования к номерному фонду по каждой категории звёзд закреплены в порядке классификации, который подробно разобран в материале о классификации гостиниц по звёздам. Перед тем как утверждать внутреннюю норму расходников, сверьтесь с требованиями своей категории - несоответствие всплывает как раз при проверке на подтверждение классификации.
Сколько реально тратится и где теряются деньги
Проведите разовую инвентаризацию: выдайте горничным расходники под роспись на смену и сверьте фактический остаток вечером. Результат обычно расходится с ожиданиями.
Типичные точки потерь:
- горничная берёт с запасом "чтобы не бегать" - лишние 20-30% расхода сверх нормы;
- гости уносят косметику - чем крупнее флаконы, тем больше потери;
- администратор выдаёт расходники без фиксации, и склад тает незаметно;
- новое кладётся поверх недоиспользованного, потому что никто не проверяет остаток в номере перед пополнением.
Типовая ситуация: до введения учёта норма "на глаз" завышена почти вдвое - например, закладывают три рулона туалетной бумаги на номер, хотя после контроля выясняется, что реально хватает полутора, а остальное уходило сверх нормы без фиксации.
Как организовать выдачу расходников без лишней бюрократии
Проще всего работает система выдачи под роспись: горничная перед сменой получает набор расходников строго по количеству номеров, которые предстоит убрать, и сдаёт остаток вечером. Расхождение между выданным и использованным - повод разобраться в причине, а не автоматически считать воровством.
Порядок внедрения такой системы:
- Определите норму расхода на текущую уборку и на уборку после выезда отдельно для каждой позиции.
- Заведите журнал выдачи или простую таблицу с колонками "выдано", "использовано по номерам", "возвращено".
- Назначьте ответственного, кто выдаёт расходники в начале смены и принимает остаток в конце.
- Включите проверку расходников в чек-лист уборки, чтобы старшая горничная контролировала комплектацию номера, а не только чистоту.
- Раз в неделю сверяйте фактический расход с нормой и разбирайте отклонения адресно, по конкретным сменам.
Материальная ответственность за склад расходников
Без назначенного ответственного за склад расходников любая недостача остаётся риском отеля, а не конкретного сотрудника. С кастеляншей или кладовщиком, которые получают доступ к складу, стоит оформить договор о материальной ответственности персонала - общие требования к организации труда персонала собраны в материале об охране труда в гостинице. Обнаруженную недостачу списывайте актом списания расходников - без документа сумма потерь так и остаётся оценкой на словах.
Чек-лист и стандарты уборки как инструмент контроля
В чек-листе уборки номера после выезда гостя отмечайте не только чистоту, но и точную комплектацию: что и сколько положено в номер. Старшая горничная или администратор выборочно проверяет заполненные номера - контроль становится прозрачным, и персонал знает, что расход не остаётся незамеченным. Для текущей уборки применяйте отдельный чек-лист текущей уборки номера при проживании гостя, где норма пополнения меньше.
Пропишите порядок в виде рабочего стандарта: время на уборку номера после выезда - 20-30 минут, на текущую - 15-20 минут, и именно в это время должно укладываться в том числе пополнение расходников по норме, а не "как получится".
Как посчитать месячный бюджет на расходники
Зная норму на номер и ожидаемую загрузку, бюджет на расходники считается по простой формуле: количество заселений в месяц умножается на стоимость набора на одно заселение. Заселение здесь - не то же самое, что номер: при средней длительности проживания две ночи один и тот же гость проживает без полной замены комплекта, поэтому считать нужно именно по количеству новых заездов, а не по числу занятых номеров.
| Показатель | Значение для примера | Комментарий |
|---|---|---|
| Номеров в отеле | 15 | - |
| Загрузка | 70% | Средняя по сезону |
| Средняя длительность проживания | 2 ночи | Полный комплект - только при заезде |
| Заездов в месяц | Около 160 | Загрузка × дни / длительность |
| Стоимость набора на заселение | 150-200 рублей | Шампунь, гель, мыло, бумага, тапочки |
| Ориентировочный бюджет в месяц | 24 000-32 000 рублей | Без учёта перерасхода и потерь |
Если фактические расходы на закупку заметно превышают эту сумму, разница и есть тот самый неучтённый перерасход, который стоит искать не в цене поставщика, а в дисциплине выдачи.
Отдельный способ сократить сам бюджет, а не только контролировать его, - перейти с одноразовых флаконов на дозаторы с наливной косметикой: один большой контейнер шампуня или геля закрывается в держателе на стене душевой и заполняется по мере расхода. Это снижает и расход на упаковку, и соблазн унести флакон с собой, а расход становится проще фиксировать - контейнер либо полон, либо требует дозаправки, промежуточных состояний почти нет. Минус подхода - часть гостей воспринимает дозаторы как признак более бюджетного сервиса, поэтому в отелях высокой категории такое решение применяют избирательно, обычно только в общественных зонах, а не в номерах. Перед переходом на дозаторы стоит свериться с требованиями своей категории по классификации - в отелях высоких категорий индивидуальная упаковка косметики иногда остаётся обязательной, и заменить её без потери баллов не получится.
Складской учёт расходников без таблиц на бумаге
Таблицы на бумаге или в Excel быстро превращаются в хаос при частой смене персонала: записи теряются, почерк неразборчив, никто не сводит итог за месяц. Часть отелей переносит эту рутину в облачный сервис - например, Складолог позволяет выдавать расходники через телефон и видеть остатки в реальном времени без ведения бумажного журнала. Но и в этом случае цифровой инструмент работает только поверх уже установленных норм - он не решает, сколько шампуня положено на номер, это по-прежнему задача управляющего.
Частые ошибки
- Норма расходников не зафиксирована письменно, поэтому "перерасход" невозможно доказать даже при явной недостаче.
- Норму на текущую уборку приравнивают к норме на уборку после выезда, хотя правило пополнения разное.
- Расходники выдаются без учёта категории отеля, из-за чего при проверке классификации обнаруживается несоответствие обязательному набору.
- Инвентаризация расходников проводится реже раза в месяц, хотя это одна из самых быстро оборачиваемых категорий склада.
- Ответственность за склад расходников не закреплена договором, поэтому недостачу не с кого взыскать.
Что делать дальше
Зафиксируйте письменную норму расходников отдельно для текущей уборки и уборки после выезда, сверив её с требованиями категории отеля. Введите систему выдачи под роспись и включите проверку комплектации в чек-лист уборки. Оформите материальную ответственность на сотрудников, работающих со складом расходников, и проведите первую контрольную инвентаризацию в течение ближайшей недели, чтобы увидеть реальную картину, а не предполагаемую.
