Чек-лист группового заезда
Чек-лист приёма группового заезда: сверка рум-листа, распределение номеров и параллельная регистрация гостей. Применяется при одновременном заезде организованной группы от нескольких номеров и более.
Лист для смены 12 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Групповой заезд требует иного порядка работы, чем индивидуальное заселение: номера распределяются заранее по рум-листу, а регистрация ведётся параллельно несколькими сотрудниками, чтобы не создавать очередь в лобби.
Когда применять
- При одновременном заезде организованной группы (туристической, корпоративной, спортивной) от порогового числа номеров, установленного внутренним регламентом отеля
- При заезде группы с единым представителем (руководитель группы, гид, тимлид), ответственным за расчёт
- При заезде группы, забронированной через туроператора с общим рум-листом
- Не применяется к нескольким несвязанным индивидуальным броням, совпавшим по дате заезда, — для них действует обычный лист заселения гражданина РФ
Подготовка до заезда
- [ ] запросить у представителя группы или туроператора финальный рум-лист с распределением гостей по номерам не позднее установленного срока до заезда
- [ ] сверить количество номеров и категорий в рум-листе с фактической бронью в PMS
- [ ] распределить номера по этажам с учётом пожеланий группы (компактное расположение, смежные номера)
- [ ] организовать подготовку всех номеров группы заранее, до расчётного часа заезда
Приём группы
- [ ] встретить представителя группы отдельно и уточнить порядок расчёта (единый счёт, оплата по каждому участнику отдельно)
- [ ] организовать параллельную регистрацию нескольких гостей одновременно силами дополнительных сотрудников на время заезда группы
- [ ] сверить фамилию каждого гостя группы с рум-листом и документом при выдаче ключ-карты
- [ ] выдать памятку о правилах проживания и расписании группы (время выезда, экскурсий, питания) представителю или каждому гостю
Оформление и передача
- [ ] внести всех гостей группы в PMS с привязкой к общей брони или ваучеру туроператора
- [ ] зафиксировать способ и порядок окончательного расчёта по группе (после выезда, предоплата, оплата представителем)
- [ ] передать список номеров группы и особенности заезда в лог смены и службе горничных
- [ ] уточнить у представителя группы контакты для оперативной связи на весь период проживания
Нормативы под этим листом
- Постановление Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» — общий порядок заселения и расчётов применим к каждому гостю группы независимо от формы бронирования
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — обработка персональных данных каждого гостя группы, даже при едином рум-листе от туроператора
- Федеральный закон от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» — общие нормы взаимодействия отеля с туроператором при групповых заездах
Как принимать работу
- рум-лист сверен с фактической бронью и номерами до заезда группы, расхождений не возникло
- все номера группы подготовлены к моменту прибытия, задержки заселения не было
- каждый гость группы идентифицирован по документу при выдаче ключ-карты, а не заселён «списком» без проверки
- порядок расчёта по группе согласован и зафиксирован до начала оказания услуг
Частые ошибки
- рум-лист приходит от туроператора в последний момент или содержит расхождения с фактической бронью
- гости группы заселяются без проверки документа «по списку», что нарушает порядок идентификации
- номера группы не готовятся заранее, задержка заселения одного гостя тормозит весь автобус
- порядок окончательного расчёта не согласован заранее, при выезде возникает спор о том, кто оплачивает счёт
Частые вопросы
Чем групповой заезд отличается от обычного заселения?
Номера здесь распределяются заранее по рум-листу, а регистрация идёт параллельно силами нескольких сотрудников, чтобы не создавать очередь в лобби. Лист применяют к организованной группе от порогового числа номеров, установленного внутренним регламентом, к группе с единым представителем или к брони туроператора с общим рум-листом. Несколько несвязанных индивидуальных броней, совпавших по дате, сюда не относятся.
Что делают с рум-листом до прибытия группы?
Финальный рум-лист с распределением гостей по номерам запрашивают у представителя группы или туроператора не позднее установленного срока до заезда. Затем количество номеров и категорий сверяют с фактической бронью в PMS и распределяют номера по этажам с учётом пожеланий: компактное расположение, смежные номера. Все номера группы готовят заранее, до расчётного часа заезда.
Можно ли заселять группу списком без проверки документов?
Нет: фамилию каждого гостя сверяют с рум-листом и документом при выдаче ключ-карты. Заселение по списку нарушает порядок идентификации и отнесено к частым ошибкам. Правила предоставления гостиничных услуг применимы к каждому гостю группы независимо от формы бронирования, а персональные данные обрабатываются на каждого, даже если рум-лист пришёл от туроператора одним файлом.
Как принять группу без очереди на стойке?
На время заезда группы организуют параллельную регистрацию нескольких гостей одновременно силами дополнительных сотрудников. Представителя группы встречают отдельно и уточняют порядок расчёта. Если номера не готовы заранее, задержка по одному гостю тормозит весь автобус, поэтому подготовка номеров до расчётного часа стоит в листе отдельным пунктом.
Как заранее зафиксировать порядок расчёта по группе?
Способ и порядок окончательного расчёта согласуют и фиксируют до начала оказания услуг: после выезда, предоплата или оплата представителем. Всех гостей вносят в PMS с привязкой к общей брони или ваучеру туроператора. Несогласованный заранее расчёт приводит к спору при выезде о том, кто оплачивает счёт.