Шаблон регистрационной карточки гостя
Готовая форма карты гостя для заполнения при заселении: паспортные данные, условия проживания и согласие на обработку персональных данных. Применяется как печатный или электронный бланк на стойке регистрации.
Лист для смены 14 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Регистрационная карточка гостя — печатная или электронная форма, которую администратор заполняет вместе с гостем при заселении. Служит основанием для внесения данных в PMS и подтверждением согласия гостя на условия проживания и обработку персональных данных.
Когда применять
- При заселении каждого нового гостя, независимо от гражданства
- При продлении проживания с изменением условий (категория номера, тариф) — оформляется новая карточка или дополнение к действующей
- При заселении по доверенности или через представителя (для юридических лиц-плательщиков)
- Не заменяет уведомление о прибытии для иностранных граждан — карта гостя и уведомление в МВД заполняются отдельно и параллельно
Поля карточки: данные гостя
- [ ] фамилия, имя, отчество гостя — полностью, как в документе, удостоверяющем личность
- [ ] вид, серия и номер документа, дата выдачи и кем выдан
- [ ] дата рождения и гражданство гостя
- [ ] адрес постоянной регистрации гостя (по документу)
- [ ] контактный телефон и e-mail для связи на период проживания и после выезда
Поля карточки: условия проживания
- [ ] номер брони, категория номера и номер комнаты
- [ ] дата и время заезда, планируемая дата и время выезда
- [ ] тариф, включённые услуги (завтрак, парковка) и порядок оплаты
- [ ] отметка о внесённом депозите и способе его возврата
- [ ] отметка о дополнительных гостях в номере (в том числе детях) с их данными
Поля карточки: согласия и подписи
- [ ] согласие гостя на обработку персональных данных на срок хранения, установленный внутренним регламентом отеля
- [ ] подпись гостя об ознакомлении с правилами проживания в гостинице
- [ ] подпись гостя, подтверждающая его согласие с условиями тарифа и порядком расчётов
- [ ] подпись и дата заполнения администратором, оформившим заселение
Нормативы под этим листом
- Постановление Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» — обязательность договора о предоставлении гостиничных услуг и ознакомления гостя с правилами проживания
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — обязательность письменного согласия субъекта на обработку персональных данных
- Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» — для иностранных гостей карта гостя дополняется отдельным уведомлением о прибытии
Как принимать работу
- все обязательные поля карточки заполнены разборчиво, без исправлений в паспортных данных
- согласие на обработку персональных данных подписано лично гостем
- данные карточки совпадают с данными, внесёнными в PMS, посимвольно
- карточка подписана и администратором, и гостем с указанием даты заполнения
Частые ошибки
- карточка заполняется не полностью, часть полей остаётся пустой «на потом» и не заполняется вовсе
- подпись о согласии на обработку персональных данных берётся отдельным листом без привязки к конкретной карточке
- контактные данные гостя вписываются с ошибками, что делает их бесполезными при последующей связи
- данные карточки не сверяются с PMS сразу после заполнения, расхождения обнаруживаются только при выезде
Частые вопросы
Заменяет ли карта гостя уведомление о прибытии иностранца?
Нет. В листе это оговорено прямо: карта гостя и уведомление в МВД заполняются отдельно и параллельно, одно не подменяет другое. Регистрационная карточка оформляется при заселении каждого нового гостя независимо от гражданства, а уведомление о прибытии опирается на закон о миграционном учёте иностранных граждан. Для иностранного гостя, таким образом, нужны оба документа.
Какие поля карточки гостя относятся к личности и документу?
Блок данных гостя включает фамилию, имя и отчество полностью, как в документе, удостоверяющем личность; вид, серию и номер документа, дату выдачи и кем выдан; дату рождения и гражданство; адрес постоянной регистрации по документу. Дополняет их контактный телефон и почта для связи на период проживания и после выезда. Исправлений в паспортных данных лист не допускает.
Сколько подписей гостя должно стоять на регистрационной карточке?
Бланк предусматривает три подписи гостя: согласие на обработку персональных данных, отметку об ознакомлении с правилами проживания в гостинице и подтверждение согласия с условиями тарифа и порядком расчётов. Ещё одна подпись принадлежит администратору, оформившему заселение, и ставится с датой заполнения. Согласие, взятое отдельным листом без привязки к конкретной карточке, отнесено к частым ошибкам.
Как проверить, что карточка гостя заполнена правильно?
Раздел приёмки работы задаёт четыре условия. Все обязательные поля заполнены разборчиво и без исправлений в паспортных данных; согласие на обработку персональных данных подписано лично гостем; данные карточки посимвольно совпадают с внесёнными в PMS; карточка подписана и администратором, и гостем с указанием даты. Сверку с PMS делают сразу после заполнения, а не при выезде.
Нужна ли новая карточка при продлении проживания гостя?
Лист отвечает на это условно: при продлении проживания с изменением условий, например категории номера или тарифа, оформляется новая карточка либо дополнение к действующей. Если условия не меняются, требования переоформлять бланк чек-лист не содержит. Отдельно карточка оформляется при заселении по доверенности или через представителя, когда плательщик - юридическое лицо.