Заселение по доверенности Check-in by proxy
Также: заселение по доверенному лицу, оформление номера на третье лицо
Заселение по доверенности — размещение гостя, при котором номер бронирует и оплачивает третье лицо (компания, турагент, родственник), а проживающий предъявляет собственный документ; в номер заселяется фактический гость, а не подписант доверенности.
Суть
В гостиничной практике «доверенность» чаще касается не самого заселения (в номер всегда въезжает лицо по собственному документу), а права оплаты, получения закрывающих документов или изменения брони от имени компании-заказчика. Важно различать плательщика и проживающего гостя.
Типовые ситуации
- корпоративная бронь: компания гарантирует оплату письмом, сотрудник заселяется по своему паспорту;
- доверенность на получение документов (акт, счёт-фактура) представителем организации без проживания;
- доверенность законного представителя на сопровождение несовершеннолетнего, если сам представитель не проживает в отеле.
Что проверяет администратор
Документ проживающего гостя всегда проверяется индивидуально независимо от того, кто оплачивает проживание. Доверенность или гарантийное письмо прикладывается к мастер-счёту как основание для маршрутизации оплаты на City ledger компании.
Риски и ограничения
Заселение в номер по документам представителя, а не фактического гостя недопустимо: это приведёт к искажению регистрационных данных и данных миграционного учёта. Гостиница не проверяет доверенности на юридическую силу, а лишь фиксирует основание расчёта.
Частые ошибки
- смешение понятий «доверенность на оплату» и «доверенность на заселение»;
- заселение по документу представителя компании вместо фактического гостя;
- отсутствие копии гарантийного письма в деле бронирования;
- неверная маршрутизация счёта при отсутствии подтверждающего документа;
- отсутствие проверки полномочий представителя при выдаче закрывающих документов.