Штатное расписание отеля: сколько нужно людей

Штат отеля считают не «на глазок», а от трёх переменных: числа номеров и ожидаемой загрузки, категории по звёздности и графика работы служб. Отраслевые ориентиры дают вилку - например, одна горничная на 12-16 номеров за смену, один портье способен без очереди принять заезд на 60-80 номеров, один инженер-техник обслуживает 50-70 номеров при круглосуточном дежурстве. Категория отеля меняет не только оснащение, но и штатные требования напрямую: для четырёх и пяти звёзд постановление № 1951 требует круглосуточную стойку регистрации, а это уже не рекомендация, а условие сохранения категории. Дальше эти ориентиры нужно наложить на конкретный отель: посчитать нагрузку по нормативу времени уборки, выбрать сменность и понять, где в малом отеле можно законно совмещать должности, а где нет. Ниже - как это сделать по шагам, с примером расчёта.

Сколько горничных, портье и техников нужно отелю: базовые нормативы

Норматив численности персонала - расчётный показатель, который переводит объём работы в количество ставок. Это не государственный норматив с обязательной силой, а отраслевой ориентир, который каждый отель уточняет под свою планировку, стандарт сервиса и загрузку. Подробнее - в статье о нормативе численности персонала.

Норматив пересчитывают при изменении категории отеля и сезонности: курортные отели в пиковый сезон увеличивают штат на 30-60% за счёт временного персонала. Заниженный норматив ведёт к переработкам и текучести, завышенный - к раздутому фонду оплаты труда.

Как звёздность отеля меняет требования к штату

Штатные требования растут вместе с категорией не только по числу людей, но и по режиму их работы. Постановление № 1951 прямо связывает категорию с набором персонала и услуг: от базового приёма по установленному режиму работы на одну звезду до круглосуточной стойки регистрации, консьержа, ресторана и владения английским языком у контактного персонала на четыре-пять звёзд. Это значит, что для отеля на четыре-пять звёзд посменный график службы приёма - не выбор ради удобства гостей, а условие, без которого категория не подтвердится при выездной оценке.

Отдельно категория задаёт периодичность смены белья, что тоже влияет на нагрузку номерного фонда: чем выше звёздность, тем чаще меняют комплекты, и это нужно закладывать в норматив времени горничных, а не только в расход белья. Полный разбор балльной системы категорий - в материале про классификацию гостиниц по звёздам, а требования к самим должностям - в разборе про должностные инструкции персонала гостиницы.

Расчёт норматива уборки номеров и штата горничных

Норматив численности горничных точнее считать не по числу номеров, а по времени на уборку - оно разное для текущей уборки, уборки после выезда и генеральной уборки, и разное для номеров разной категории. Подробности - в статье про норматив времени уборки номера.

Дневную норму горничной в номерах выводят делением рабочей смены за вычетом перерывов на средневзвешенное время уборки с учётом доли выездных и текущих номеров в конкретный день - при высокой доле выездов норма в номерах падает, при низкой растёт. Норматив пересматривают после ремонта, смены поставщика текстиля или изменения комплектации номера, иначе штат считается по устаревшим цифрам.

Сменность и учёт рабочего времени при круглосуточной работе

Служба приёма, номерной фонд в части дежурства и инженерная служба работают круглосуточно, поэтому стандартная пятидневка с восьмичасовым днём здесь не применяется. Отель выбирает между двумя моделями:

• Двухсменный график - обычно две смены по 12 часов, меньше передач смены в сутки, но выше утомляемость на длинной смене.
• Трёхсменный график - три смены по 8 часов, более равномерная нагрузка, но три передачи смены и больше персонала на круглосуточное покрытие одной позиции.

При смене продолжительностью больше стандартной вводится суммированный учёт рабочего времени: норма часов соблюдается не за день или неделю, а за учётный период - месяц, квартал, до года. Часы сверх нормы по итогам периода оплачиваются как сверхурочные. Ошибки в графике сменности и учёте рабочего времени - это отдельное основание для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ: для юрлица общее нарушение трудового законодательства обходится в 30 000 - 50 000 рублей, и график - первое, что проверяет трудовая инспекция.

Совмещение должностей и норма управляемости в малом отеле

В отеле на 15-25 номеров содержать полный штат по каждой узкой роли часто нерентабельно. Законный инструмент экономии - совмещение должностей: сотрудник в основное рабочее время выполняет дополнительную работу по другой должности за доплату по соглашению сторон. Типичные пары в малом отеле:

• администратор стойки регистрации совмещает функции консьержа и работу с бронированиями;
• горничная в низкий сезон берёт уборку общественных зон вместо отдельной ставки уборщицы;
• инженер в ночную смену совмещает обязанности по безопасности объекта.

Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору с указанием содержания, объёма и срока дополнительной работы - устная договорённость с доплатой «в конверте» юридической силы не имеет и всплывает при проверке трудовой инспекции. Отдельно от совмещения стоит норма управляемости - число подчинённых, которыми супервайзер способен эффективно руководить: при однотипных задачах, как у горничных на этаже, один супервайзер тянет больше человек, чем при разнородных функциях. Раздутая или, наоборот, слишком плоская структура одинаково снижает управляемость смены.

Штатное расписание как документ

Штатное расписание - внутренний документ по унифицированной форме Т-3: перечень должностей, число единиц по каждой, оклады и принадлежность к подразделению. Утверждается приказом руководителя и обязателен при наличии трудовых договоров независимо от размера отеля. Минимальная единица документа - штатная единица: одна позиция вроде «горничная, 1 ставка» или «инженер по вентиляции, 0,5 ставки». Доля ставки удобна именно для позиций ниже порога норматива - например, инженер на 40-номерной отель, где полноценная круглосуточная инженерная служба не окупается, может числиться на неполной ставке с дежурством по вызову в остальное время.

Как посчитать штат отеля: пример на 40 номерах

Возьмём условный отель на 40 номеров, 3 звезды, загрузка 80%: 32 занятых номера в день, из них ориентировочно 12 выездов и 20 текущих уборок.

Результат - около 16 номеров на горничную, это верхняя граница отраслевого ориентира и повод присмотреться, не растёт ли при этом текучесть. Портье при таком потоке заезда одному человеку на смену справиться легко: 32 занятых номера далеко не дотягивают до порога в 60-80, при котором начинает образовываться очередь. Инженер на 40 номеров не дотягивает до норматива в 50-70 номеров на полную ставку - разумный вариант для такого отеля - неполная ставка с дежурством по вызову, а не круглосуточный инженер в штате.

Порядок расчёта штатного расписания:

1. Зафиксируйте число номеров, тип объекта и целевую загрузку по месяцам, включая пиковый сезон.
2. Определите категорию по звёздности - от неё зависит обязательный минимум по режиму работы стойки регистрации и составу услуг.
3. Примените базовые нормативы численности по каждой службе и получите вилку ставок.
4. Уточните норматив по номерному фонду через время уборки и долю выездных номеров в типичный день.
5. Выберите модель сменности - двухсменную или трёхсменную - и при необходимости введите суммированный учёт рабочего времени.
6. Определите, какие должности можно законно совместить в низкий сезон, и оформите это дополнительными соглашениями.
7. Добавьте резервный список на подмены - без него больничный или отпуск одного сотрудника оставляет смену без горничной или администратора в разгар заезда.
8. Оформите итог в штатном расписании по форме Т-3 и утвердите приказом руководителя.

При планировании графика на месяц удобно опираться на шаблон графика смен и подмен персонала, а подбор горничных и старших горничных - на профильные чек-листы подбора и собеседования горничной и собеседования старшей горничной.

Частые ошибки

• Переносят штатное расписание из отеля другой категории или размера без пересчёта под свои номера и загрузку.
• Не закладывают, что для четырёх-пяти звёзд круглосуточная стойка регистрации обязательна независимо от фактического ночного потока гостей.
• Оформляют совмещение должностей устно, без дополнительного соглашения и доплаты - при проверке это читается как принуждение к бесплатной переработке.
• Планируют график без резерва на подмены и остаются без горничной или администратора при первом же больничном в высокий сезон.
• Держат полную ставку инженера или узкого специалиста там, где объём работы явно ниже норматива, вместо неполной ставки или дежурства по вызову.
• Меняют учётный период суммированного учёта рабочего времени по факту, не закрепляя это в правилах внутреннего трудового распорядка.
• Не пересматривают штатное расписание после смены стандарта уборки, ремонта или изменения комплектации номеров.

Что делать дальше

1. Соберите фактическую загрузку по месяцам и выделите пиковые периоды, под которые нужен временный штат.
2. Сверьте категорию отеля с требованиями к персоналу из постановления № 1951 - особенно режим работы стойки регистрации.
3. Посчитайте нормативную вилку по каждой службе и уточните её через норматив времени уборки для номерного фонда.
4. Выберите модель сменности и, если смены длиннее восьми часов, зафиксируйте суммированный учёт рабочего времени во внутренних документах.
5. Определите, какие должности в малом отеле совместимы, и оформите совмещение дополнительными соглашениями.
6. Утвердите штатное расписание по форме Т-3 приказом руководителя и держите резервный список на подмены под рукой.