Шаблон графика смен и подмен персонала
Шаблон месячного графика смен с резервом на подмены — как планировать выходы так, чтобы больничный или отпуск одного сотрудника не оставлял смену без администратора или горничной в разгар заезда.
Лист для смены 10 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Шаблон месячного графика смен с резервом на подмены — как планировать выходы так, чтобы больничный или отпуск одного сотрудника не оставлял смену без администратора или горничной в разгар заезда.
Когда применять
Применяйте при составлении графика на месяц для любой сменной службы отеля: приём, номерной фонд, инженерная служба.
Планирование графика
- [ ] Определена норма часов на месяц по производственному календарю, учтён суммированный учёт рабочего времени, если он применяется
- [ ] График составлен с учётом заявленных отпусков и известных отсутствий на месяц вперёд
- [ ] На каждую смену определён резервный сотрудник из подменного списка с контактами
- [ ] Межсменный отдых и лимиты по переработке проверены на соответствие норме
Согласование
- [ ] График согласован с сотрудниками не позднее чем за 2 недели до начала месяца
- [ ] Сотрудники ознакомлены с графиком под подпись, бумажно или в учётной системе
- [ ] Изменения в графике в течение месяца фиксируются письменно с датой и причиной
Контроль исполнения
- [ ] Фактические выходы сверены с графиком еженедельно, расхождения зафиксированы
- [ ] При экстренной подмене резервный сотрудник вызван не позднее чем за 3 часа до начала смены
- [ ] По итогам месяца переработки и недоработки учтены для расчёта заработной платы
Нормативы под этим листом
ТК РФ ст.103 (сменная работа и порядок утверждения графика), ст.104 (суммированный учёт рабочего времени), ст.108–110 (перерывы и междусменный отдых), ст.113 (работа в выходные и праздничные дни только с согласия и доплатой).
Как принимать работу
График принят, когда он согласован и подписан сотрудниками до начала месяца, а на каждую смену определён резервный вариант подмены.
Частые ошибки
- График составляют без резерва — при больничном смену закрывать некем
- Сотрудников знакомят с графиком в последний момент, без возможности заявить о конфликте заранее
- Переработки не фиксируются — накапливаются споры при расчёте зарплаты
- Изменения графика передаются устно и теряются — путаница, кто в какой день работает
Частые вопросы
За сколько сотрудников знакомят с графиком смен на месяц?
График согласуют с сотрудниками не позднее чем за 2 недели до начала месяца и знакомят под подпись - бумажно или в учётной системе. Ознакомление в последний момент лишает людей возможности заявить о конфликте заранее, и это отнесено к частым ошибкам. Изменения в течение месяца фиксируют письменно с датой и причиной, а не передают устно: устные правки теряются, и начинается путаница, кто в какой день работает.
Как заложить в график резерв на больничный или отпуск?
На каждую смену определяют резервного сотрудника из подменного списка с контактами - без этого график не принимают. Сам план строят с учётом заявленных отпусков и известных отсутствий на месяц вперёд. График без резерва прямо назван ошибкой: при больничном смену закрывать некем. При экстренной подмене резервного вызывают не позднее чем за 3 часа до начала смены.
Как проверить график на переработки и межсменный отдых?
Сначала определяют норму часов на месяц по производственному календарю и учитывают суммированный учёт рабочего времени, если он применяется. Затем межсменный отдых и лимиты по переработке проверяют на соответствие норме. Фактические выходы сверяют с графиком еженедельно и фиксируют расхождения, а по итогам месяца переработки и недоработки учитывают для расчёта заработной платы.
Для каких служб отеля подходит этот шаблон графика?
Шаблон рассчитан на любую сменную службу отеля: приём, номерной фонд, инженерную службу. Логика везде одна - норма часов, учёт отпусков, резерв на каждую смену и письменная фиксация изменений. Отдельных наборов пунктов под каждую службу здесь нет, различия по численности и сезонности отель закладывает самостоятельно.
Когда график смен и подмен можно считать принятым?
График принят, когда он согласован и подписан сотрудниками до начала месяца, а на каждую смену определён резервный вариант подмены. Условий сразу два: одних подписей без резерва недостаточно. Дальше приёмка продолжается уже по факту - еженедельная сверка выходов с графиком и учёт переработок при расчёте зарплаты.