Чек-лист ночного аудита
Чек-лист ночного аудита: закрытие операционных суток, сверка начислений по номерам и подготовка отчётов к утру. Применяется ночным администратором один раз за сутки, обычно ночью или ранним утром.
Лист для смены 12 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Ночной аудит — процедура закрытия операционных суток в PMS: сверка начислений по каждому номеру, перенос дат, подготовка отчётов для управляющего и следующей смены.
Когда применять
- Каждые операционные сутки, один раз, в установленное внутренним регламентом время (обычно ночью, при минимальной загрузке стойки)
- При работе отеля с любой системой PMS, поддерживающей закрытие суток (night audit run)
- Перед проведением ночного аудита нового дня — предыдущие сутки должны быть корректно закрыты
- Не выполняется дважды за один операционный день — при сбое требуется откат и повторное закрытие, а не повторный полный прогон поверх уже закрытых суток
Подготовка к закрытию суток
- [ ] сверить количество фактически заселённых номеров с данными PMS (проживает/свободен/бронь)
- [ ] проверить, что по всем выехавшим за день гостям расчёт закрыт и счета выставлены полностью
- [ ] начислить суточную плату по всем номерам с проживающими гостями (room charge) за текущие сутки
- [ ] проверить и разнести по номерам все дополнительные услуги за сутки (ресторан, мини-бар, прачечная)
Закрытие суток
- [ ] запустить процедуру закрытия операционного дня в PMS (night audit run)
- [ ] сверить итоговую выручку за сутки по видам оплаты (наличные, карты, безнал) с фактическими поступлениями
- [ ] проверить перенос статуса номеров на новый операционный день (заезды, выезды, освободившиеся номера)
- [ ] зафиксировать расхождения, если они выявлены, с указанием причины и номера брони
Отчётность и передача
- [ ] сформировать отчёт по загрузке, выручке и среднему тарифу за прошедшие сутки
- [ ] проверить резервирования на текущий день: количество ожидаемых заездов, ранние заезды, групповые брони
- [ ] сформировать список номеров, требующих внимания горничных с утра (ранний заезд, особые пожелания)
- [ ] передать отчёты управляющему и утренней смене в начале рабочего дня
Нормативы под этим листом
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» — сверка выручки по видам оплаты при закрытии суток
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» — соответствие фискальных данных с данными PMS за операционные сутки
- Постановление Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» — корректность начислений за фактически оказанные услуги
Как принимать работу
- операционные сутки закрыты в PMS без ошибок, статус номеров корректно перенесён на новый день
- выручка по видам оплаты за сутки сверена и совпадает с фактическими поступлениями
- отчёты по загрузке и выручке сформированы и переданы управляющему
- список особых ситуаций на предстоящий день передан утренней смене
Частые ошибки
- закрытие суток запускается при незакрытых счетах выехавших гостей, что искажает выручку
- расхождения в кассе списываются «на аудит» без выяснения причины
- отчёт формируется, но не передаётся управляющему до начала рабочего дня
- статус номеров после закрытия суток не проверяется вручную, ошибки PMS остаются незамеченными
Частые вопросы
Что проверить до запуска закрытия суток в PMS?
Подготовка состоит из четырёх шагов. Сверяют количество фактически заселённых номеров с данными PMS по статусам проживает, свободен и бронь; проверяют, что по всем выехавшим за день гостям расчёт закрыт и счета выставлены полностью; начисляют суточную плату по всем номерам с проживающими гостями; разносят по номерам дополнительные услуги за сутки, включая ресторан, мини-бар и прачечную.
Можно ли запустить ночной аудит дважды за один день?
Нет. Процедура выполняется один раз за операционные сутки, а при сбое требуется откат и повторное закрытие, а не повторный полный прогон поверх уже закрытых суток. Перед аудитом нового дня предыдущие сутки должны быть корректно закрыты. Само время запуска устанавливает внутренний регламент, обычно это ночь при минимальной загрузке стойки.
Как сверять выручку за сутки при ночном аудите?
После запуска закрытия операционного дня итоговую выручку сверяют по видам оплаты, то есть по наличным, картам и безналу, с фактическими поступлениями. Выявленные расхождения фиксируют с указанием причины и номера брони. Списание расхождений в кассе на аудит без выяснения причины лист относит к частым ошибкам.
Какие отчёты ночной администратор передаёт утренней смене?
Формируется отчёт по загрузке, выручке и среднему тарифу за прошедшие сутки. К нему добавляют проверку резервирований на текущий день: количество ожидаемых заездов, ранние заезды, групповые брони, а также список номеров, требующих внимания горничных с утра. Всё это передают управляющему и утренней смене в начале рабочего дня; отчёт, сформированный, но не переданный вовремя, лист считает ошибкой.
Зачем после закрытия суток вручную проверять статусы номеров?
Лист требует отдельно проверить перенос статуса номеров на новый операционный день: заезды, выезды, освободившиеся номера. Причина названа в разделе частых ошибок: если статусы после закрытия вручную не проверяют, ошибки PMS остаются незамеченными. Приёмка работы прямо включает условие, что статус номеров перенесён корректно.