Чек-лист закрытия кассовой смены на ресепшн
Чек-лист закрытия кассовой смены администратора: снятие Z-отчёта, пересчёт наличности и сверка с PMS. Применяется в конце каждой рабочей смены перед передачей кассы следующему сотруднику.
Лист для смены 12 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Закрытие смены кассы фиксирует итоговую выручку и остаток наличности за смену, чтобы расхождения выявлялись сразу, а не через несколько дней.
Когда применять
- В конце каждой рабочей смены администратора, после последнего расчёта с гостем
- При закрытии смены на кассовом аппарате (закрытие смены в фискальном накопителе), обязательно не позднее 24 часов после открытия
- Перед передачей кассы следующему администратору (совместно с листом приёма-передачи смены)
- Не применяется при кратковременной подмене внутри одной открытой смены
Сверка операций за смену
- [ ] сформировать отчёт о состоянии расчётов (X-отчёт) и сверить количество чеков с журналом операций
- [ ] сверить сумму по каждому виду оплаты (наличные, банковские карты, безналичный перевод) с данными PMS
- [ ] проверить, что все аннулированные и возвратные чеки оформлены корректно и имеют основание
- [ ] сверить сумму принятых депозитов и предоплат с журналом брони
Закрытие смены
- [ ] пересчитать наличность в кассе и сверить с расчётной суммой (стартовый фонд плюс выручка минус инкассация)
- [ ] снять закрывающий отчёт на кассовом аппарате (закрытие смены в фискальном накопителе)
- [ ] зафиксировать выявленные расхождения в журнале кассы с указанием суммы и предполагаемой причины
- [ ] изъять из кассы сумму сверх установленного лимита остатка и оформить инкассацию, если это предусмотрено регламентом
Передача и отчётность
- [ ] внести итоговые данные смены (выручка, количество гостей, расхождения) в журнал смены
- [ ] передать закрывающий отчёт и наличность принимающему администратору либо сдать в сейф под подпись
- [ ] сообщить руководителю смены о выявленных расхождениях сверх допустимой погрешности
- [ ] закрыть рабочую смену в PMS под своей учётной записью
Нормативы под этим листом
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» — порядок пересчёта и инкассации наличных денежных средств
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» — обязательность закрытия смены на ККТ не позднее 24 часов с момента её открытия
- Договор о материальной ответственности администратора — основание для персональной ответственности за расхождения
Как принимать работу
- закрывающий отчёт на ККТ снят не позднее 24 часов после открытия смены
- фактический остаток наличности совпадает с расчётным, либо расхождение зафиксировано отдельным актом
- сумма сверх лимита кассы инкассирована или передана под подпись
- итоговые данные смены внесены в журнал и переданы руководителю
Частые ошибки
- закрытие смены на ККТ откладывается до утра следующего дня и превышает лимит 24 часа
- расхождение в кассе не фиксируется письменно, а компенсируется из личных средств администратора
- аннулированные чеки не сопровождаются письменным основанием
- отчёт передаётся руководителю с опозданием на несколько смен, накопленные ошибки сложно расследовать
Частые вопросы
В какой срок закрывать смену на кассовом аппарате?
Не позднее 24 часов после её открытия - это и условие приёмки, и требование к применению контрольно-кассовой техники. Откладывание закрытия до утра следующего дня с превышением лимита названо частой ошибкой. Закрывающий отчёт снимают на самом кассовом аппарате, то есть закрывают смену в фискальном накопителе.
Как сверить кассу с PMS в конце смены администратора?
Сначала формируют отчёт о состоянии расчётов, X-отчёт, и сверяют количество чеков с журналом операций. Затем сверяют сумму по каждому виду оплаты - наличные, банковские карты, безналичный перевод - с данными PMS, а сумму принятых депозитов и предоплат отдельно с журналом брони. Проверяют и то, что аннулированные и возвратные чеки оформлены корректно и имеют основание.
Что делать при расхождении наличности в кассе?
Расхождение фиксируют письменно в журнале кассы с указанием суммы и предполагаемой причины, а при превышении допустимой погрешности сообщают руководителю смены. Компенсация недостачи из личных средств администратора вместо письменной фиксации отнесена к частым ошибкам. Наличность пересчитывают и сверяют с расчётной суммой: стартовый фонд плюс выручка минус инкассация.
Куда девать наличные сверх лимита кассы на ресепшн?
Сумму сверх установленного лимита остатка изымают и оформляют инкассацию, если это предусмотрено регламентом. Закрывающий отчёт и наличность передают принимающему администратору либо сдают в сейф под подпись. Итоговые данные смены - выручка, количество гостей, расхождения - вносят в журнал смены, а рабочую смену в PMS закрывают под своей учётной записью.
Нужно ли закрывать кассу при краткой подмене администратора?
Нет, при кратковременной подмене внутри одной открытой смены этот лист не применяется. Он рассчитан на конец рабочей смены после последнего расчёта с гостем, на закрытие смены в фискальном накопителе и на передачу кассы следующему администратору совместно с листом приёма-передачи смены. Отчёт руководителю при этом передают сразу, а не с опозданием на несколько смен.