Чек-лист открытия кассовой смены на ресепшн
Чек-лист открытия кассовой смены администратора ресепшн: пересчёт разменного фонда, проверка ККТ и начало смены в PMS. Применяется в начале каждой рабочей смены до первого расчёта с гостем.
Лист для смены 12 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Открытие смены кассы фиксирует стартовый остаток наличности и готовность контрольно-кассовой техники до начала расчётов с гостями в текущую смену.
Когда применять
- В начале каждой рабочей смены администратора, до первого расчёта с гостем
- При открытии новой смены на кассовом аппарате (открытие смены в фискальном накопителе)
- После пересменки, если касса передавалась другому сотруднику (совместно с листом приёма-передачи смены)
- Не применяется при подмене администратора на короткий перерыв внутри одной уже открытой смены
Проверка перед открытием
- [ ] пересчитать разменный (стартовый) фонд наличности в кассе
- [ ] сверить фактическую сумму разменного фонда с суммой, зафиксированной в предыдущем закрытии смены
- [ ] проверить исправность контрольно-кассовой техники и наличие бумаги для чеков
- [ ] проверить работоспособность терминала безналичной оплаты
Открытие смены
- [ ] открыть смену на кассовом аппарате (открытие смены в фискальном накопителе) до первого чека
- [ ] открыть рабочую смену в PMS под своей учётной записью
- [ ] зафиксировать в журнале кассы стартовую сумму и время открытия смены
- [ ] проверить лимит остатка наличных в кассе на конец дня согласно внутреннему приказу
Готовность рабочего места
- [ ] проверить наличие бланков строгой отчётности, договоров, конвертов для ключ-карт
- [ ] убедиться, что ключ-карты для кодирования в наличии и устройство кодирования исправно
- [ ] проверить список ожидаемых заездов и выездов на смену в PMS
- [ ] сообщить о готовности смены сменному руководителю или старшему администратору, если такая процедура принята
Нормативы под этим листом
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» — порядок работы с наличными денежными средствами, лимит остатка кассы
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» — обязательность открытия смены на ККТ до первого расчёта, ограничение длительности смены 24 часами
- Приказ об установлении лимита кассы — внутренний документ, изданный на основании Указания № 3210-У
Как принимать работу
- стартовая сумма наличности пересчитана и совпадает с данными предыдущего закрытия
- смена открыта на ККТ и в PMS до первого расчёта с гостем
- контрольно-кассовая техника и терминал оплаты исправны
- рабочее место укомплектовано расходными материалами и ключ-картами
Частые ошибки
- смена на кассовом аппарате открывается уже после первого расчёта с гостем — нарушение порядка применения ККТ
- разменный фонд не пересчитывается, расхождение обнаруживается только при закрытии смены
- открытие смены в PMS и на ККТ выполняется в разное время, что путает отчётность
- нехватка бланков или ключ-карт обнаруживается в момент заселения гостя, а не заранее
Частые вопросы
Что пересчитывают в кассе ресепшн до расчётов с гостями?
Разменный, то есть стартовый, фонд наличности пересчитывают и сверяют с суммой, зафиксированной в предыдущем закрытии смены. Тут же проверяют исправность контрольно-кассовой техники, наличие бумаги для чеков и работоспособность терминала безналичной оплаты. Если фонд не пересчитать, расхождение всплывёт только при закрытии смены, и лист называет это частой ошибкой.
Когда открывать смену на ККТ относительно первого чека?
Смену на кассовом аппарате открывают в фискальном накопителе до первого чека, а рабочую смену в PMS открывают под своей учётной записью. Открытие смены на кассе уже после первого расчёта с гостем лист прямо называет нарушением порядка применения кассовой техники. Разное время открытия смены в PMS и на кассе тоже отнесено к ошибкам, поскольку путает отчётность.
Нужно ли открывать смену кассы при подмене на перерыв?
Нет. Лист прямо оговаривает, что он не применяется при подмене администратора на короткий перерыв внутри одной уже открытой смены. Полная процедура нужна в начале каждой рабочей смены до первого расчёта с гостем, при открытии новой смены на кассовом аппарате, а также после пересменки, если касса передавалась другому сотруднику.
Что записывают в журнал кассы при открытии смены?
В журнал кассы заносят стартовую сумму и время открытия смены. Отдельным пунктом проверяют лимит остатка наличных в кассе на конец дня согласно внутреннему приказу об установлении лимита. Сам размер лимита чек-лист не называет: он берётся из приказа отеля, изданного на основании правил ведения кассовых операций.
Что должно быть на рабочем месте администратора к началу смены?
Проверяют наличие бланков строгой отчётности, договоров и конвертов для ключ-карт, а также запас самих ключ-карт для кодирования и исправность устройства кодирования. Сюда же входит просмотр списка ожидаемых заездов и выездов на смену в PMS и сообщение о готовности сменному руководителю или старшему администратору, если такая процедура принята. Нехватку карт лучше обнаружить заранее, а не в момент заселения гостя.