Чек-лист списания алкогольной продукции
Чек-лист списания алкогольной продукции при бое, порче, истечении срока годности или дегустации: оформление акта, фиксация причины и отражение в учёте и ЕГАИС. Заполняется менеджером бара при каждом случае списания.
Лист для смены 10 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Списание алкогольной продукции — документальное оформление выбытия бутылки или партии из учёта по причине боя, порчи, истечения срока годности, использования на дегустацию или для приготовления коктейлей сверх штатной порции. Без корректного оформления расхождение в учёте расценивается как недостача.
Когда применять
При каждом случае выбытия алкогольной продукции из оборота, не связанном с обычной продажей гостю по чеку.
Фиксация причины списания
- [ ] Причина списания определена: бой, порча (помутнение, посторонний запах, истёкший срок), дегустация, порционные потери при розливе
- [ ] Количество и позиция списываемой продукции точно определены (объём в бутылке, число разбитых бутылок)
- [ ] При бое — сохранены осколки или фотофиксация до оформления акта, при возможности
Оформление акта списания
- [ ] Акт списания составлен с указанием наименования, количества, причины и даты
- [ ] Акт подписан материально ответственным лицом и утверждён менеджером или управляющим
- [ ] Списание отражено в журнале учёта алкогольной продукции бара
- [ ] При превышении лимита списания по норме естественной убыли операция согласована с руководством
Отражение в учёте
- [ ] Данные списания внесены во внутреннюю систему складского учёта
- [ ] При необходимости операция отражена в системе ЕГАИС в установленном порядке
- [ ] Итоги списания за период сверены с фактическими остатками при инвентаризации бара
| Причина списания | Что фиксировать в акте |
|---|---|
| Бой тары | Количество бутылок, обстоятельства, фото при возможности |
| Порча продукции | Признаки порчи (запах, цвет, срок годности) |
| Дегустация гостю или сотруднику обучения | Кто дегустировал, объём, повод |
| Порционные потери при розливе (недолив/перелив в пределах нормы) | Норма потерь по регламенту заведения |
Нормативы под этим листом
Федеральный закон № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции», требования системы ЕГАИС, внутреннее положение о нормах естественной убыли, утверждённое руководством отеля.
Как принимать работу
Управляющий или финансовый контролёр раз в неделю проверяет акты списания на полноту оформления подписей, сверяет суммарный объём списания с нормой естественной убыли и данными инвентаризации.
Частые ошибки
- Списание оформляется задним числом перед инвентаризацией, а не в момент события
- Акт не содержит точного количества (списывается «примерно половина бутылки»)
- Дегустационные потери не фиксируются вообще и обнаруживаются только как недостача при инвентаризации
- Один акт объединяет несколько разных причин списания без детализации по позициям
Частые вопросы
В каких случаях оформляют списание алкоголя?
При каждом случае выбытия алкогольной продукции из оборота, не связанном с обычной продажей гостю по чеку. Лист перечисляет причины: бой, порча в виде помутнения, постороннего запаха или истёкшего срока, дегустация, порционные потери при розливе. Без корректного оформления расхождение в учёте расценивается как недостача.
Что писать в акте списания при бое бутылки?
Указывают количество бутылок и обстоятельства, а при возможности прикладывают фото; осколки или фотофиксацию сохраняют до оформления акта. Сам акт составляют с наименованием, количеством, причиной и датой. Формулировку вроде примерно половина бутылки лист относит к ошибкам: количество должно быть точным.
Кто подписывает и утверждает акт списания алкоголя?
Акт подписывает материально ответственное лицо, а утверждает менеджер или управляющий. Списание отражают в журнале учёта алкогольной продукции бара. Если превышен лимит списания по норме естественной убыли, операцию дополнительно согласовывают с руководством; сами нормы задаёт внутреннее положение отеля, а не чек-лист.
Как отразить списание алкоголя в учёте и ЕГАИС?
Данные вносят во внутреннюю систему складского учёта, а при необходимости операцию отражают в системе ЕГАИС в установленном порядке. Итоги списания за период сверяют с фактическими остатками при инвентаризации бара. Конкретных сроков выгрузки в ЕГАИС чек-лист не называет.
Как контролируют дегустации и порционные потери при розливе?
По дегустации в акте фиксируют, кто дегустировал, объём и повод, а по порционным потерям указывают норму потерь по регламенту заведения. Нефиксируемые дегустационные потери всплывают как недостача при инвентаризации, и лист называет это частой ошибкой. Раз в неделю управляющий или финансовый контролёр проверяет акты на полноту подписей и сверяет суммарный объём списания с нормой естественной убыли.