Гарантийное письмо организации Corporate guarantee letter
Также: письмо-гарантия оплаты, корпоративная гарантия проживания
Гарантийное письмо организации — документ на бланке компании, подтверждающий обязательство оплатить проживание и услуги сотрудника или гостя, служащий основанием для гарантированной брони и маршрутизации счёта на корпоративный City ledger.
Суть
Письмо заменяет предоплату или банковскую карту как способ гарантии бронирования: гостиница резервирует номер под ответственность компании и вправе удержать штраф за незаезд с организации, а не с физического лица.
Обязательные реквизиты
- полное наименование, ИНН и реквизиты компании;
- ФИО и должность гостя, даты проживания;
- перечень гарантированных услуг (проживание, питание, трансфер);
- лимит суммы или указание «без ограничения»;
- подпись уполномоченного лица и печать (при её наличии у компании).
Порядок применения
Письмо прикладывается к брони до заезда, копия передаётся в бухгалтерию гостиницы для последующего выставления счёта. При заезде гость предъявляет личный документ, а не письмо — оно лишь определяет плательщика.
Риски для гостиницы
При отсутствии оригинала или скана письма с подписью и печатью гостиница рискует не подтвердить основание для City ledger в случае спора об оплате. Устные договорённости о гарантии юридической силы не имеют.
Электронный документооборот
Многие сети переходят на согласование гарантийных писем через электронную почту с корпоративного домена компании вместо бумажного оригинала с печатью — такой формат приемлем, если внутренний регламент гостиницы прямо это допускает и позволяет однозначно подтвердить полномочия отправителя.
Частые ошибки
- прием гарантийного письма без указания предельной суммы обязательств;
- отсутствие подтверждения полномочий подписанта;
- смешение гарантийного письма и ваучера туроператора;
- незакрытие счёта вовремя из-за утери оригинала письма;
- отсутствие письма при развёрнутом споре с компанией об оплате штрафа за незаезд.