Электронная подпись при регистрации гостя Electronic signature at guest registration

Суть

При оформлении регистрационной карты через планшет или киоск гость подтверждает согласие с правилами проживания, условиями обработки персональных данных и корректность внесённых сведений росчерком на сенсорном экране, который сохраняется как графический файл, привязанный к брони в PMS.

Юридический статус

Такая подпись, как правило, приравнивается к простой электронной подписи в терминах внутреннего документооборота гостиницы: она подтверждает факт ознакомления, но не заменяет требований к очной проверке документа, удостоверяющего личность, и не является квалифицированной электронной подписью в смысле закона об электронной подписи.

Что должно предшествовать подписанию

• предъявление и проверка документа гостя;
• отображение полного текста правил проживания и согласия на обработку персональных данных на экране, а не только кнопки «согласен»;
• возможность для гостя запросить бумажную копию документа.

Практическая польза

Электронная подпись ускоряет заселение группы и снижает время ожидания у стойки, а также упрощает архивирование и поиск регистрационных карт при проверках и запросах контролирующих органов.

Технические требования

Планшет или киоск должен обеспечивать читаемый шрифт текста правил, возможность прокрутки полного документа и кнопку явного согласия, отделённую от простого продолжения процесса — иначе согласие можно оспорить как формальное и не осознанное гостем.

Частые ошибки

• подписание «вслепую» без показа текста правил на экране;
• отсутствие технической возможности выдать бумажную копию по требованию гостя;
• хранение файлов подписи без привязки к конкретной брони;
• использование электронной подписи как замены проверки оригинала документа;
• отсутствие резервного бумажного бланка при сбое системы.