Кассовая книга гостиницы Hotel cash book
Также: журнал кассовых операций, книга учёта наличных денежных средств
Кассовая книга гостиницы — регистр учёта движения наличных денежных средств через кассу службы приёма (поступления и выдачи), который ведётся в дополнение к фискальным данным онлайн-кассы для целей бухгалтерского учёта и внутреннего контроля.
Суть
В отличие от фискальных данных, которые фиксируют факт расчёта с покупателем для целей налогового контроля, кассовая книга отражает более широкий учёт движения наличности внутри организации, включая внесение и изъятие размена, инкассацию и расчёты, не связанные напрямую с продажей услуги гостю.
Что отражается в кассовой книге
- остаток наличных денежных средств на начало и конец смены;
- суммы поступлений от гостей с разбивкой по видам операций;
- суммы выдач (выплата аванса сотруднику из кассы, размен, инкассация в главную кассу);
- итоговый остаток, подлежащий сверке с фактическим наличием денег.
Ведение в электронном виде
Большинство современных PMS формируют аналог кассовой книги автоматически на основе всех проведённых через систему операций, что снижает риск ручных ошибок по сравнению с бумажным ведением документа.
Значение при проверках
Кассовая книга — один из документов, которые запрашивают контролирующие органы и внутренний аудит для сверки корректности учёта наличных денежных средств и выявления возможных расхождений или признаков сокрытия выручки.
Роль в налоговых проверках
При выездной налоговой проверке инспектор вправе запросить кассовую книгу за проверяемый период вместе с фискальными данными — расхождения между этими источниками информации часто становятся отправной точкой для более детального анализа деятельности гостиницы.
Частые ошибки
- ведение кассовой книги отдельно от данных PMS без регулярной сверки;
- пропуски записей при передаче смены без немедленной фиксации операций;
- отсутствие подписи ответственного лица при закрытии смены;
- расхождение итоговых данных кассовой книги с Z-отчётом онлайн-кассы.