Аренда банкетного оборудования Banquet equipment rental
Также: аренда мебели и инвентаря для мероприятий, прокат банкетного инвентаря
Аренда банкетного оборудования — привлечение дополнительных столов, стульев, посуды и сервировочного инвентаря у сторонних поставщиков для мероприятий, превышающих постоянный запас отеля по числу гостей или особым требованиям декора.
Когда требуется аренда
Собственный запас банкетного инвентаря отеля рассчитан на типовую загрузку, поэтому крупные свадьбы, конференции или мероприятия с нестандартными требованиями к сервировке (специфический дизайн посуды, нестандартная мебель под тематику события) часто требуют привлечения стороннего проката сверх постоянного склада.
Организация процесса
- расчёт потребности в дополнительном инвентаре на этапе формирования BEO с учётом уже имеющегося запаса отеля;
- своевременное бронирование у проверенного поставщика проката с учётом сроков доставки и монтажа перед мероприятием;
- контроль качества и комплектности арендованного инвентаря при получении и перед возвратом поставщику.
Финансовые аспекты
Стоимость аренды закладывается в общую смету банкета и, как правило, включается в стоимость пакета для заказчика — важно точно спрогнозировать потребность заранее, так как срочная аренда в последний момент часто обходится дороже и рискует отсутствием нужных позиций у поставщика.
Логистика на площадке
Доставка, монтаж и последующий демонтаж арендованного оборудования должны быть синхронизированы с общим тайм-лайном подготовки и завершения банкета, а ответственность за повреждение или недостачу арендованного инвентаря — чётко определена в договоре с поставщиком проката.
Частые ошибки
- Потребность в аренде рассчитывается слишком поздно, нужный инвентарь оказывается недоступен у поставщика на нужную дату.
- Комплектность арендованного инвентаря не проверяется при получении, расхождения выявляются уже в разгар подготовки к мероприятию.
- Стоимость аренды не заложена в смету банкета заранее, что создаёт финансовые сюрпризы.
- Ответственность за возможное повреждение арендованного инвентаря не закреплена чётко в договоре.