Чек-лист согласий и хранения персональных данных гостей
Отель собирает паспортные данные и контакты гостя при каждом заселении — чек-лист проверяет, что согласие на обработку персональных данных получено корректно, а не подразумевается по умолчанию.
Лист для смены 8 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Проверьте, что согласие на обработку персональных данных оформлено отдельным действием гостя, а не подразумевается фактом заселения.
Когда применять
При запуске новой формы сбора данных гостей, перед проверкой Роскомнадзора, а также при выборочном аудите регистрационных карточек раз в квартал.
Момент получения согласия
- [ ] согласие на обработку персональных данных гостя получено при заселении в письменной или электронной форме с подписью или подтверждением
- [ ] текст согласия содержит цель обработки, перечень обрабатываемых данных и срок действия согласия
- [ ] согласие на предзаселение через сайт или форму бронирования собирается отдельно от согласия на маркетинговые рассылки
Дети и третьи лица
- [ ] при заселении несовершеннолетнего согласие получено от законного представителя
- [ ] если данные попутчика гостя вносятся в систему, согласие получено и от него
Хранение согласий
- [ ] бланки согласий хранятся вместе с регистрационной карточкой гостя
- [ ] срок хранения согласий определён внутренним регламентом и не превышает срок, заявленный в самом согласии
Отзыв согласия
- [ ] порядок действий при поступлении запроса гостя на отзыв согласия или удаление данных описан и известен администратору
Нормативы под этим листом
Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» — условия обработки персональных данных и согласие субъекта; КоАП РФ ст. 13.11.
Что смотрит инспектор
Наличие бланков согласий по выборке проживавших гостей, содержание текста согласия, порядок хранения.
Частые ошибки
- Согласие подразумевается по факту заселения без отдельной подписи гостя.
- Для детей согласие не оформляется отдельно от родителя.
- Электронная форма бронирования не содержит отдельного чекбокса согласия.
- Согласие на рассылки не отделено от согласия на обработку данных для проживания.
Частые вопросы
Достаточно ли факта заселения как согласия на обработку данных?
Нет. Согласие должно быть оформлено отдельным действием гостя, а не подразумеваться фактом заселения - именно это чек-лист ставит первым пунктом проверки. Его получают при заселении в письменной или электронной форме с подписью или подтверждением. Молчаливое согласие по факту заселения без отдельной подписи гостя названо частой ошибкой.
Что должно быть написано в тексте согласия гостя?
Текст обязан содержать цель обработки, перечень обрабатываемых данных и срок действия согласия. Содержание текста инспектор смотрит наравне с наличием бланков по выборке проживавших гостей и порядком хранения. Согласие на предзаселение через сайт или форму бронирования собирают отдельно от согласия на маркетинговые рассылки.
Нужно ли отдельное согласие на данные ребёнка и попутчика?
Да, оба случая вынесены в отдельный блок. При заселении несовершеннолетнего согласие получают от законного представителя, и оформление его отдельно от родителя часто пропускают - это указано в частых ошибках. Если данные попутчика гостя вносятся в систему, согласие получают и от него.
Как долго хранить бланки согласий гостей отеля?
Конкретный срок чек-лист не называет: он определяется внутренним регламентом отеля и не должен превышать срок, заявленный в самом согласии. Сами бланки хранят вместе с регистрационной карточкой гостя. Отдельно требуется, чтобы порядок действий при запросе гостя на отзыв согласия или удаление данных был описан и известен администратору.
Когда проводить самопроверку по согласиям гостей?
Поводов три: запуск новой формы сбора данных гостей, подготовка к проверке Роскомнадзора и выборочный аудит регистрационных карточек раз в квартал. Электронный канал проверяют отдельно: форма бронирования без отдельного чекбокса согласия входит в список частых ошибок.