Акт осмотра номера при заселении и выселении
Акт осмотра номера при заселении и выселении фиксирует состояние комнаты и имущества до и после проживания гостя — шаблон, который защищает отель при споре о порче имущества и гостя при необоснованных претензиях.
Лист для смены 10 пунктов
Распечатайте страницу, чтобы получить бумажный лист.
Без акта на входе спор о том, кто повредил имущество, невозможно доказать ни в чью пользу — фиксируйте состояние номера до передачи ключей.
Когда применять
При каждом заселении и выселении гостя, особенно в номерах повышенной категории и при бронированиях с высоким риском ущерба.
Осмотр при заселении
- [ ] состояние мебели, сантехники и техники в номере зафиксировано на момент заселения, при спорных случаях — фотографией
- [ ] выявленные до заселения дефекты внесены в акт до передачи ключей гостю
- [ ] гость проинформирован об уже имеющихся дефектах, чтобы не был привлечён к ответственности за них при выселении
Комплектация номера
- [ ] опись комплектации номера сверена с фактическим наличием при заселении
- [ ] показания счётчиков зафиксированы, если применяется поминутная или посуточная тарификация дополнительных услуг
Осмотр при выселении
- [ ] состояние номера при выселении сверено с актом заселения по каждой позиции
- [ ] обнаруженные новые повреждения зафиксированы с описанием и, при возможности, фотографией с датой
- [ ] недостача комплектации номера зафиксирована отдельной строкой
Оформление
- [ ] акт подписан представителем отеля и, где это возможно, гостем, либо содержит отметку об отказе от подписи
- [ ] при выявлении ущерба акт служит основанием для оформления отдельного акта о порче имущества
Нормативы под этим листом
Отдельной обязательной формы акта осмотра номера законодательство не устанавливает; практика опирается на общие нормы Гражданского кодекса РФ об ответственности за сохранность имущества и Закон РФ №2300-1 «О защите прав потребителей» в части доказывания качества оказанной услуги.
Что смотрит инспектор
Этот документ не запрашивается надзорными органами напрямую, но выступает ключевым доказательством при жалобе гостя в Роспотребнадзор или при судебном споре о порче имущества.
Частые ошибки
- Акт при заселении не составляется вовсе, и при выселении невозможно доказать, кем нанесено повреждение.
- Фотографии делаются без даты и привязки к номеру.
- Акт подписывается только сотрудником отеля без попытки получить подпись гостя.
Частые вопросы
Кто составляет акт осмотра номера и в какой момент?
Акт заполняет представитель отеля: при заселении - до передачи ключей гостю, при выселении - при сверке состояния номера с актом заезда. Лист требует, чтобы уже имеющиеся дефекты попали в документ до того, как гость взял ключи, и чтобы гостя о них предупредили. Тогда на выезде его нельзя привлечь к ответственности за чужие повреждения. Подписывает акт сотрудник отеля и, где это возможно, сам гость.
Что делать, если гость отказывается подписывать акт осмотра?
Такой случай предусмотрен прямо: акт подписывает представитель отеля, а вместо подписи гостя вносится отметка об отказе от подписи. Документ при этом силы не теряет и остаётся доказательством, особенно если состояние номера подкреплено фотографиями с датой. Порядка уговоров, привлечения свидетелей или отдельной формы отказа чек-лист не задаёт, так что опирайтесь на описание повреждений, фото и саму отметку.
Чем акт осмотра отличается от акта о порче имущества гостем?
Осмотр фиксирует состояние номера на входе и на выходе, а акт о порче оформляется уже по факту выявленного ущерба. Связь между ними прямая: если при выселении обнаружены новые повреждения, акт осмотра служит основанием для оформления отдельного акта о порче имущества. То есть первый документ доказывает, что повреждения появились именно в это проживание, а второй описывает сам ущерб.
Как фотографировать номер, чтобы фото годилось как доказательство?
Фотография нужна при спорных случаях на заселении и обязательна при новых повреждениях на выселении, причём с датой. В разделе частых ошибок отдельно сказано, что снимки без даты и без привязки к номеру доказательством не работают. Поэтому фиксируйте не только сам дефект, но и то, что позволяет опознать комнату. Требований к количеству кадров, ракурсам и сроку хранения этот лист не устанавливает.
Нужно ли снимать показания счётчиков при заселении гостя?
Только в одном случае: показания фиксируют, если в отеле применяется поминутная или посуточная тарификация дополнительных услуг. Если такой тарификации нет, пункт не работает. В том же блоке проверяется опись комплектации номера: её сверяют с фактическим наличием при заселении, а недостачу на выезде вносят в акт отдельной строкой, а не общей формулировкой.