Заграничный паспорт как документ для регистрации Foreign passport as a registration document

Суть

Для иностранных граждан заграничный паспорт (национальный паспорт для выезда за рубеж) является основным документом при заселении в российскую гостиницу — по нему заполняются данные регистрационной карты, миграционной карты и уведомления о прибытии.

Что фиксируется в PMS

• серия и номер документа в латинской транслитерации, соответствующей машиночитаемой зоне;
• гражданство и дата рождения гостя;
• срок действия паспорта — недействительный по сроку документ не должен приниматься как основание для заселения.

Особенности транслитерации

Администратору важно переносить данные строго по машиночитаемой зоне паспорта, а не «на слух», чтобы избежать расхождений в последующих уведомлениях миграционного учёта и в бухгалтерских документах.

Отличие от внутреннего паспорта

В отличие от внутреннего паспорта гражданина РФ, заграничный паспорт содержит меньше сведений (нет отметки о месте регистрации), поэтому адрес фактического пребывания в РФ определяется исключительно по адресу гостиницы, указанному в уведомлении.

Особый случай детского паспорта

Если ребёнок вписан в заграничный паспорт родителя без отдельного документа (для стран, где такая практика ранее допускалась), администратору необходимо уточнить порядок его отдельной регистрации как самостоятельного проживающего.

Частые ошибки

• ручной ввод данных «на слух» вместо считывания машиночитаемой зоны;
• принятие просроченного документа без проверки срока действия;
• расхождение транслитерации имени в разных документах гостя (бронь, чек, уведомление);
• путаница между заграничным паспортом иностранца и загранпаспортом гражданина РФ, который для регистрации в российской гостинице не используется.