Складской журнал прихода-расхода Warehouse in/out log
Также: журнал движения товара, журнал складского учёта
Складской журнал прихода-расхода — регистр, в котором последовательно фиксируются все операции поступления и выдачи товара со склада отеля с датой, количеством и ответственным лицом.
Назначение журнала
Даже при внедрении WMS или 1С многие отели дублируют критичные операции в едином журнале — бумажном или электронном — как быструю сверку «что происходило со складом сегодня» и как страховку на случай сбоя системы. Журнал упрощает разбор спорных ситуаций между сменами кладовщиков.
Обязательные поля записи
- дата и время операции;
- вид операции (приход, расход, внутреннее перемещение, списание);
- номенклатура и количество;
- номер сопроводительного документа (накладная, требование-накладная);
- ФИО и подпись ответственного лица.
Соотношение с первичными документами
| Документ | Роль |
|---|---|
| Приходная накладная / приходный ордер | основание для записи прихода |
| Расходная накладная / требование-накладная | основание для записи расхода |
| Складской журнал | сводная хронология операций для оперативного контроля |
Журнал не заменяет первичные документы бухгалтерского учёта, а служит их оперативным дублем для склада — быстрее найти запись за конкретный день, чем поднимать пачку накладных. При переходе на электронный учёт (1С, WMS) журнал часто существует как автоматический отчёт по движению — система формирует его сама на основании проведённых документов, и кладовщику не нужно дублировать записи вручную.
Кто ведёт и проверяет журнал
Ответственность закрепляют за материально ответственным лицом смены; периодически журнал выборочно сверяет старший кладовщик или заведующий складом — расхождение между записями и фактическим остатком на полке сигнализирует о проблеме раньше, чем её покажет плановая инвентаризация.
Частые ошибки
- записи вносятся не сразу, а «в конце смены по памяти» — растёт риск ошибок и пропусков;
- журнал ведётся параллельно с электронной системой, но данные расходятся, и никто их не сверяет;
- нет подписи ответственного за каждую операцию — при недостаче невозможно установить, кто отпускал товар;
- старые журналы утилизируют раньше, чем заканчивается срок хранения документов склада.