Организатор мероприятия Meeting planner
Также: Meeting planner, ивент-менеджер клиента, координатор конференции
Организатор мероприятия — представитель компании-клиента или профессиональный ивент-менеджер, ответственный за все аспекты группового или MICE-бронирования: выбор отеля, согласование условий, координацию rooming-листа и итоговых расчётов.
Meeting planner — ключевая контактная фигура со стороны клиента при работе отдела продаж отеля с MICE и групповым бизнесом, определяющая требования к площадке, бюджет и итоговое решение о выборе отеля.
Типы организаторов
- Внутренний сотрудник компании-клиента (HR, административный отдел, отдел маркетинга), организующий разовое корпоративное мероприятие.
- Профессиональное event-агентство, работающее по заказу нескольких клиентов.
- DMC (Destination Management Company), координирующий мероприятие в незнакомом организатору городе.
- Профессиональный независимый meeting planner на аутсорсе у компании.
Зона ответственности организатора перед отелем
| Задача | Содержание |
|---|---|
| Согласование условий | тариф, аттриция, cut-off дата, мастер-счёт |
| Rooming list | предоставление списка участников для распределения номеров |
| Логистика мероприятия | согласование конференц-залов, оборудования, расписания |
| Финальные расчёты | сверка мастер-счёта, разрешение спорных начислений |
Значение отношений с организатором для повторных продаж
Успешно проведённое мероприятие с профессиональным организатором часто становится источником повторных заказов — meeting planner, работающий с несколькими клиентами или регулярно организующий мероприятия одной компании, выбирает проверенные площадки снова.
Взаимодействие с отделом продаж отеля
Крупные отели и MICE-ориентированные объекты обычно закрепляют отдельного менеджера по продажам или координатора мероприятий (event coordinator) в качестве единой точки контакта с организатором на весь период подготовки и проведения мероприятия.
Частые ошибки
- Недостаточно оперативная коммуникация с организатором на этапе подготовки, приводящая к операционным сбоям в день мероприятия.
- Отсутствие единого ответственного со стороны отеля, из-за чего организатору приходится согласовывать разные аспекты с разными сотрудниками.
- Игнорирование послепродажного контакта с организатором для повторных заказов после успешного мероприятия.