Авансовый платёж на кассовом чеке Advance payment on a cash receipt
Также: предоплата в кассовом чеке, чек на аванс за проживание
Авансовый платёж на кассовом чеке — фискальный документ, оформляемый при получении от гостя частичной или полной предоплаты за будущее проживание, с обязательным последующим зачётом этой суммы отдельным чеком в момент фактического оказания услуги.
Суть
Получение аванса за услугу, которая ещё не оказана, требует отдельного кассового чека с соответствующим признаком способа расчёта — простое получение денег без фискализации, даже если гость ещё не заселился, является нарушением кассовой дисциплины.
Порядок оформления при заезде и выезде
При получении аванса (например, при бронировании через сайт с онлайн-оплатой) пробивается чек на аванс; при фактическом заселении и оказании услуги должен быть пробит чек зачёта ранее полученного аванса, а не повторный чек на полную стоимость услуги без учёта уже оплаченной части.
Особенности для онлайн-платежей
При оплате банковской картой через сайт бронирования фискализация обычно происходит автоматически через платёжный агрегатор, интегрированный с онлайн-кассой гостиницы, но администратору важно проверять корректность передачи данных о статусе платежа в PMS.
Риски некорректного оформления
Отсутствие чека зачёта аванса или задвоенное пробитие полной стоимости без учёта аванса приводит к искажению отчётности о выручке и может быть расценено налоговым органом как нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники.
Частые ошибки
- получение предоплаты без своевременной фискализации через кассу;
- отсутствие чека зачёта аванса при финальном расчёте, приводящее к задвоению выручки в отчётах;
- расхождение суммы, указанной в чеке на аванс, с фактически поступившими денежными средствами;
- путаница администратора между авансом за конкретную бронь и депозитом на инсиденталии, которые фискализируются по-разному.