Закупили расходники на круглую сумму, а через месяц половина пылится на складе или, наоборот, горничным не хватает геля для душа уже к середине смены - обе ситуации возникают по одной причине: закупка идёт без расчёта нормы и без учёта фактического расхода. Норма складывается из трёх частей - базового набора на текущую уборку, увеличенного расхода при генеральной уборке и резерва на непредвиденные ситуации. Дальше - точный список расходников на номер, формулы расчёта на месяц и порядок, который не даёт бюджету утекать в обе стороны: ни в дефицит, ни в затоваривание.
Базовый набор расходников на один номер
Стандартный список для текущей уборки включает моющие средства, расходные материалы и текстиль для гостя. Вот что должно быть у горничной на тележке для одной уборки:
Моющие средства:
- универсальное средство для поверхностей - 50-70 мл на номер;
- средство для стёкол и зеркал - 20-30 мл;
- чистящее для сантехники - 40-50 мл;
- дезинфицирующее средство для санузла - 30-40 мл;
- освежитель воздуха - 2-3 нажатия.
Расходные материалы:
- мусорные пакеты - 2 шт. на номер, комната и санузел отдельно;
- салфетки из микрофибры - 3-4 шт. на пыль, зеркала и сантехнику;
- одноразовые перчатки - 1 пара;
- губки для мытья - меняются раз в 3-5 номеров.
Текстиль для гостя:
- полотенца - банное, для рук, для ног - комплект на человека;
- постельное бельё - меняется при заселении и не реже раза в три дня при длительном проживании.
При генеральной уборке расход увеличивается на 30-40 процентов, потому что обрабатываются труднодоступные зоны и меняется весь текстиль без исключений.
Как рассчитать месячную норму на отель
Отталкивайтесь от средней загрузки. Для отеля на 20 номеров с загрузкой 70 процентов месячный расход обычно выглядит так:
| Расходник | Норма на месяц | На что влияет |
|---|---|---|
| Универсальное моющее средство | 1,5-2 литра | Чистота поверхностей |
| Средство для стёкол | 0,7-1 литр | Зеркала, окна, стеклянные двери |
| Чистящее для санузла | 1-1,2 литра | Известковый налёт, разводы |
| Дезинфицирующее средство | 0,8-1 литр | Санитарная обработка |
| Мусорные пакеты | 60 шт. | Уборка комнаты и санузла |
| Салфетки микрофибра | 15-20 шт. | С учётом регулярной стирки |
| Постельное бельё | 4-5 комплектов на номер | С учётом стирки и запаса |
| Полотенца | 6-8 комплектов на номер | С учётом износа и стирки |
Эти нормы - отправная точка для расчёта, а не жёсткий стандарт: у отеля с большей долей длительного проживания расход текстиля ниже, а у отеля с быстрой сменяемостью гостей - выше.
Типичные ошибки при закупке расходников
Три ошибки повторяются в закупках чаще остальных, и все три стоят реальных денег:
- Покупка "про запас" без учёта срока годности. Моющие средства с активной химией теряют свойства через 6-12 месяцев, и закупленная на год канистра наполовину испортится раньше, чем её используют.
- Экономия на качестве в ущерб расходу. Дешёвое средство расходуется в 2-3 раза быстрее, горничная тратит больше времени на уборку, и в итоге переплата случается и деньгами, и рабочими часами.
- Отсутствие контроля фактического расхода. Без учёта невозможно понять, сколько реально уходит на уборку номеров, а сколько теряется помимо норм - недостача в отелях без складского учёта нередко достигает существенной доли закупленного объёма.
Как контролировать расход и не переплачивать
Внедрите простую систему учёта расходников: заведите журнал выдачи или используйте приложение для учёта склада, чтобы горничная получала средства под роспись, а вы видели, кто, когда и сколько взял.
- Установите норму расхода на номер и зафиксируйте её в чек-листе уборки.
- Выдавайте средства под подпись с указанием количества и даты.
- Раз в неделю сверяйте остатки на складе с журналом выдачи.
- Если горничная берёт на 50 процентов больше нормы - разбирайтесь в причине, а не сразу штрафуйте.
- Ведите учёт белья отдельно от расходников - текстиль теряется и списывается по износу, а не по расходу.
Для автоматизации этого процесса многие отельеры используют облачные системы управления складом. Например, сервис "Складолог" позволяет вести учёт расходников, текстиля и инвентаря прямо с телефона, контролировать выдачу персоналу и видеть остатки в реальном времени - особенно удобно для небольших отелей без отдельного завскладом.
Расходники и категория номера
Набор и количество расходников напрямую связаны с заявленной категорией отеля. В номерах базовой категории обычно достаточно минимального набора - мыло, шампунь, гель для душа. В номерах повышенной категории добавляются кондиционер для волос, лосьон для тела, ватные диски, наборы для шитья. Полный перечень того, что должно быть в номере по звёздности, стоит сверять с разделом об оснащении гостиничного номера по категориям - это помогает не занижать набор для заявленной категории и не переплачивать за лишнее в номерах ниже статусом.
Отдельно стоит проверять состав закупаемой косметической продукции - у гигиенических средств для гостей есть требования к маркировке и составу, и закупка "первого попавшегося" поставщика без проверки состава может создать проблемы при проверке.
Оптимизация закупок: памятка отельеру
Закупайте расходники циклами по фактическому расходу за месяц, а не "навалом про запас". Ведите таблицу с датами закупки, количеством и остатками - через два-три месяца станет видна точная картина потребления по каждой позиции.
Договаривайтесь с поставщиками о регулярных поставках небольшими партиями - это снижает объём денег, "замороженных" на складе, и уменьшает риск порчи химии до истечения срока годности. Тестируйте новые средства на одном-двух номерах перед массовой закупкой, сравнивая расход, качество уборки и время работы горничной на новом составе.
Обучайте персонал правильной дозировке - одна из частых причин перерасхода в том, что горничные наливают моющее средство "на глаз". Используйте дозаторы или наносите метки на бутылках, чтобы дозировка не зависела от привычки конкретного сотрудника.
Что делать при смене ответственного за склад
Расходники и текстиль обычно закреплены за конкретным материально ответственным лицом - кладовщиком или старшей горничной. Когда этот сотрудник увольняется или переходит на другую должность, остатки на складе нужно пересчитать и оформить документально, иначе новый ответственный унаследует чужие расхождения, а разбираться с ними будет уже не с кем. Для этого случая пригодится чек-лист приёмки-передачи материальных ценностей при смене МОЛ - его стоит заполнять полностью, а не формально, даже если передача происходит между "своими" сотрудниками, которые доверяют друг другу.
Похожая логика работает и с текстилем: если склад расходников передают одному человеку, а бельевую - другому, стоит сразу развести зоны ответственности и не смешивать два разных потока учёта в одной тетради.
Частые ошибки
- Закупают расходники раз в квартал крупной партией вместо регулярных циклических поставок - деньги замораживаются, а часть химии портится до использования.
- Не разделяют нормы для текущей и генеральной уборки, из-за чего склад либо не успевает пополниться перед генеральной, либо закупает избыток на обычные дни.
- Ведут учёт белья и расходников в одной таблице без разделения - непонятно, что теряется по износу, а что расходуется сверх нормы.
- Не пересматривают нормы при изменении загрузки или категории номеров - расчёт годичной давности перестаёт соответствовать реальности.
- Экономят на качестве моющих средств, не считая итоговый расход в пересчёте на номер - дешёвое средство часто выходит дороже из-за повышенного расхода.
- Не фиксируют выдачу расходников под подпись - при разборе недостачи не с кем разговаривать предметно.
Отдельно стоит проверять расход по сезону: в высокий сезон при загрузке выше обычной норма на месяц растёт не пропорционально числу гостей, а немного быстрее - расходники в занятых номерах используют интенсивнее, а генеральные уборки между быстрыми заездами случаются чаще. Держите отдельный сезонный коэффициент к базовой норме, а не пересчитывайте её каждый раз заново.
Что делать дальше
Посчитайте норму расхода на один номер по своей категории, опираясь на таблицу выше и корректируя её под реальную загрузку. Заведите журнал выдачи расходников хотя бы в бумажном виде на ближайший месяц и сверьте фактический расход с расчётной нормой. Если расхождение окажется существенным, разберитесь, где именно оно возникает - на этапе выдачи, во время уборки или на стадии закупки, - и только после этого решайте, нужна ли автоматизация учёта или достаточно навести порядок в текущем процессе.
