Временное удостоверение личности при заселении Temporary identity certificate for check-in
Также: временный документ гостя, справка взамен паспорта
Временное удостоверение личности при заселении — официальный документ (справка об утрате паспорта, временное удостоверение личности гражданина РФ), принимаемый гостиницей как замена основного документа при его утере, порче или обмене.
Суть
Временное удостоверение личности гражданина РФ выдаётся подразделением МВД на период оформления нового паспорта и содержит фотографию, ФИО и дату рождения — этого достаточно для внесения гостя в регистрационную карту.
Что фиксировать в PMS
- тип документа (в отличие от «паспорт» указывается «временное удостоверение личности» или «справка об утрате»);
- номер и дата выдачи документа, наименование выдавшего органа;
- срок действия временного документа, если он ограничен.
Особенности для миграционного учёта
Для иностранных граждан аналогом служат справки консульств или временные проездные документы; их приём для целей миграционного учёта имеет более строгие ограничения, и в спорных случаях рекомендуется уточнять требования у территориального органа МВД.
Практическая рекомендация
Внутренний регламент гостиницы должен явно перечислять, какие временные документы принимаются, чтобы администраторы не принимали решения интуитивно в момент высокой загрузки стойки.
Отражение в отчётности
При проверках надзорных органов наличие внутреннего перечня допустимых временных документов и единообразного порядка их фиксации в PMS служит доказательством добросовестности гостиницы и снижает риск претензий по качеству регистрационного учёта.
Частые ошибки
- отсутствие в PMS отдельного поля для типа нестандартного документа;
- прием любых бумаг без официальных реквизитов как «временного удостоверения»;
- отсутствие внутреннего перечня допустимых временных документов;
- игнорирование ограниченного срока действия временного документа;
- смешение временного удостоверения личности с обычным ксерокопированием паспорта.