Копия документа удостоверяющего личность гостя Copy of guest's identity document
Также: ксерокопия паспорта гостя, скан документа при заселении
Копия документа удостоверяющего личность гостя — снятое при заселении изображение паспорта или иного документа, хранимое гостиницей ограниченный срок для целей регистрационного и миграционного учёта, с обязательным соблюдением требований к обработке персональных данных.
Суть
Снятие копии документа — распространённая практика службы приёма, упрощающая заполнение регистрационных данных и подготовку уведомлений о прибытии для иностранных гостей, но требующая соблюдения законодательства о персональных данных.
Правовая основа и ограничения
Копирование документа, удостоверяющего личность, для целей исполнения обязанностей принимающей стороны и заключения договора оказания услуг допустимо, но должно сопровождаться согласием гостя на обработку персональных данных и не превышать необходимый для этих целей объём сведений.
Требования к хранению
- ограниченный срок хранения копий, соответствующий сроку хранения регистрационных данных;
- защищённый доступ к электронному архиву копий (шифрование, разграничение прав доступа);
- своевременное уничтожение копий по истечении установленного срока.
Практические риски
Избыточное или бессрочное хранение копий документов повышает риски при утечке персональных данных и может рассматриваться как нарушение принципа минимизации обработки персональных данных.
Альтернатива полному копированию
Некоторые гостиницы ограничиваются переносом в PMS только необходимых для регистрации полей (ФИО, дата рождения, номер документа) без сохранения полного скана, что снижает объём хранимых персональных данных и риски при утечке.
Частые ошибки
- бессрочное хранение сканов документов без установленного регламента удаления;
- отсутствие согласия гостя на обработку персональных данных при копировании документа;
- хранение копий в общедоступных папках без ограничения доступа;
- смешение копии документа с полноценным электронным архивом регистрационных карт.