Хранение копий документов гостей Retention of guest document copies
Также: архив сканов паспортов гостей, хранение регистрационных копий
Хранение копий документов гостей — организационная практика гостиницы по обеспечению защищённого и ограниченного по сроку хранения снятых при заселении копий паспортов и иных документов, регулируемая законодательством о персональных данных и внутренними регламентами.
Суть
Снятые копии документов относятся к персональным данным повышенной чувствительности, поскольку концентрируют весь набор идентифицирующих сведений о госте в едином документе, что требует особого внимания к их защите на протяжении всего срока хранения.
Организация хранения
- электронный архив с разграничением прав доступа только для уполномоченных сотрудников службы приёма и бухгалтерии;
- шифрование хранимых файлов и защищённое резервное копирование;
- при бумажном хранении — запираемые шкафы или сейфы, недоступные посторонним лицам.
Срок хранения
Срок определяется целями, для которых копии снимались, — как правило, соответствует сроку хранения регистрационных данных и обязанностям по миграционному учёту, по истечении которого копии подлежат уничтожению или обезличиванию.
Уничтожение по истечении срока
Внутренний регламент должен предусматривать регулярную процедуру уничтожения устаревших копий — как электронных файлов, так и бумажных носителей, с фиксацией факта уничтожения актом.
Резервное копирование архива
При организации электронного хранения важно предусмотреть защищённое резервное копирование архива копий документов на случай технического сбоя, не создавая при этом дополнительных неучтённых копий за пределами основной системы хранения.
Частые ошибки
- бессрочное накопление сканов документов без регулярной очистки архива;
- хранение копий в общедоступных сетевых папках без разграничения доступа;
- отсутствие акта об уничтожении просроченных копий документов;
- дублирование хранения одних и тех же копий в разных системах (PMS, бухгалтерия, электронная почта) без единого регламента.