Личное дело сотрудника Employee personal file
Также: личное дело работника
Личное дело сотрудника — комплект документов, сопровождающих трудовые отношения конкретного работника отеля от приёма до увольнения: копии документов, трудовой договор, приказы, результаты аттестаций и характеристики.
Состав личного дела
Личное дело формируется при приёме на работу и пополняется на протяжении всего периода трудовых отношений — типично включает копии документов, удостоверяющих личность, трудовой договор и дополнительные соглашения, копии приказов (приём, перевод, поощрения, взыскания), результаты аттестаций, при необходимости — медицинскую книжку для соответствующих должностей.
Порядок ведения
- дело заводится сразу при оформлении приёма сотрудника;
- каждый значимый кадровый документ (приказ, аттестация, изменение условий) подшивается или добавляется в электронную версию дела своевременно;
- при увольнении дело закрывается и передаётся в архив на установленный срок хранения.
Требования к хранению
| Требование | Причина |
|---|---|
| Ограниченный доступ | дело содержит персональные и иногда чувствительные данные |
| Систематизация по алфавиту или табельным номерам | быстрый поиск при запросах |
| Защита от повреждения и утраты | документы могут понадобиться спустя годы (справки, споры) |
| Соблюдение установленного срока хранения после увольнения | законодательные требования к архивному хранению кадровых документов |
Значение при трудовых спорах
Полнота и своевременность оформления личного дела — прямая защита работодателя при возможных трудовых спорах: отсутствие вовремя оформленного документа (например, ознакомления с приказом) может стать слабым местом позиции отеля при разбирательстве.
Частые ошибки
- документы вносятся в дело с задержкой, что создаёт пробелы в истории при последующей проверке;
- личные дела хранятся без систематизации, что затрудняет поиск и увеличивает риск утраты;
- доступ к личным делам не разграничен, любой сотрудник кадровой службы может просматривать чувствительные данные любого работника;
- при увольнении дело закрывается без проверки полноты комплекта документов.