Когда остаток белья не сходится, проверьте весь цикл движения от склада до номера и обратно. Без записей на каждой передаче нельзя надежно отличить утрату, задержку в прачечной, повреждение и ошибку учета.
Пять точек контроля
- Выдача на этаж или в номер. Запишите дату, категорию белья, количество и ответственного получателя.
- Сбор после выезда. Учитывайте собранные единицы отдельно от выданных; фиксируйте поврежденное и не найденное белье.
- Передача в прачечную. Сверьте количество по сопроводительной записи с приемкой подрядчика.
- Возврат из стирки. Пересчитайте полученное, отметьте брак, недостачу и пересортицу в момент приемки.
- Склад и списание. Отражайте перемещения, ремонты и списание с указанием причины и подтверждения.
Минимальная карточка движения
В таблице или учетной системе храните дату, операцию, подразделение, комплект или категорию, количество, передающего, принимающего и ссылку на документ. Если белье маркируется, используйте код или партию. Не собирайте лишние персональные данные сотрудников.
Как расследовать разницу
Зафиксируйте контрольный остаток, остановите неучтенное движение на время пересчета и сравните фактическое количество с остатком по учету. Идите по последней подтвержденной операции назад: склад, этаж, номер, прачечная, возврат. Отдельно проверьте задержки возврата, единицы учета, повреждение и списание. Не записывайте недостачу на конкретного человека без установленного основания и подтверждающих документов.
План запуска контроля
- Сверьте состав комплектов и единицы учета.
- Назначьте ответственных на точки передачи.
- Проведите стартовый пересчет и оформите акт.
- В течение выбранного периода фиксируйте каждую передачу и возврат.
- Повторите пересчет и сравните расхождения по тем же категориям.
Не используйте неподтвержденные проценты потерь или суммы экономии как статистику отрасли. Если публикуете внутренний пример, укажите размер объекта, период, начальный и конечный остаток, стоимость закупки и изменения процесса.
