Закупочная комиссия Procurement committee
Закупочная комиссия — постоянно действующий коллегиальный орган отеля, утверждающий регламент закупок, лимиты полномочий сотрудников и разрешающий отклонения от стандартной процедуры снабжения.
Отличие от тендерной комиссии
Тендерная комиссия собирается под конкретную закупку и оценивает предложения поставщиков. Закупочная комиссия работает на более высоком уровне — определяет правила игры: лимиты сумм, при которых нужен тендер, перечень категорий с обязательным конкурентным отбором, порядок согласования срочных закупок в обход процедуры.
Основные функции
- утверждение регламента и пороговых сумм для разных способов закупки (запрос цен, тендер, закупка у единственного поставщика);
- рассмотрение обоснований срочных и внеплановых закупок;
- контроль за соблюдением конфликта интересов при выборе контрагентов;
- периодический пересмотр реестра одобренных поставщиков.
Пороговые значения (пример структуры регламента)
| Сумма закупки | Способ отбора |
|---|---|
| до установленного минимального лимита | закупка у одного поставщика по прайс-листу |
| средний диапазон | запрос предложений у 3 поставщиков (конкурентный лист) |
| выше верхнего порога | полноценный тендер с тендерной документацией |
Конкретные суммы порогов отель устанавливает сам, исходя из оборота и внутренней финансовой политики — единого норматива не существует.
Частые ошибки
- регламент закупочной комиссии существует только на бумаге и не соблюдается на практике;
- пороговые суммы не пересматриваются годами и не учитывают инфляцию;
- решения комиссии не протоколируются, что осложняет разбор спорных ситуаций;
- полномочия комиссии пересекаются с полномочиями тендерной комиссии без чёткого разграничения.