Подотчёт Accountable items / petty custody
Также: подотчётные ценности
Подотчёт — товарно-материальные ценности или денежные средства, выданные сотруднику под личную ответственность для выполнения конкретной задачи, с обязательным последующим отчётом об их использовании или возвратом остатка.
В отеле в подотчёт чаще выдают инвентарь и оборудование, а не расходные материалы: например, набор инструментов инженеру технической службы, кассовый ящик с разменной монетой администратору, служебный телефон или планшет для обхода территории охраннику.
Подотчётные ценности отличаются от обычного складского расхода тем, что не списываются сразу как использованные — сотрудник обязан либо вернуть их в исправном состоянии, либо отчитаться документально (актом, чеком) о списании или замене. Выдача оформляется ведомостью или распиской с указанием инвентарного номера, если он есть.
При увольнении сотрудника или переводе на другую должность обязательна сверка подотчётных ценностей: непогашенный подотчёт (утерянный инструмент, невозвращённое оборудование) удерживается из расчёта при увольнении в пределах, допускаемых трудовым законодательством, либо взыскивается через суд при превышении этого предела.